Excel PivotTable cho phép bạn khám phá và trích xuất dữ liệu quan trọng từ bảng Excel hoặc một phạm vi dữ liệu. Có một số cách để thực hiện việc này và bạn có thể chọn những cách phù hợp nhất với dữ liệu của mình. Hơn nữa, trong khi khám phá dữ liệu, bạn có thể xem các kết hợp khác nhau ngay lập tức khi bạn thay đổi lựa chọn của mình để chọn giá trị dữ liệu.
Bạn có thể thực hiện những thao tác sau với PivotTable −
Sắp xếp dữ liệu.
Lọc dữ liệu.
Lồng các trường PivotTable.
Mở rộng và thu gọn các trường.
Nhóm và tách các giá trị trường.
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của các giá trị trường. Bạn cũng có thể sắp xếp theo tổng phụ từ giá trị lớn nhất đến nhỏ nhất hoặc nhỏ nhất đến lớn nhất. Bạn cũng có thể đặt tùy chọn sắp xếp. Bạn sẽ tìm hiểu chi tiết những điều này trong chương – Sắp xếp dữ liệu trong PivotTable trong hướng dẫn này.
Bạn có thể lọc dữ liệu trong PivotTable để tập trung vào một số dữ liệu cụ thể. Bạn có một số tùy chọn lọc trong PivotTable mà bạn sẽ tìm hiểu trong chương – Lọc dữ liệu trong PivotTable trong hướng dẫn này. Bạn có thể sử dụng Bộ cắt để lọc mà bạn sẽ học trong chương – Lọc bằng Bộ cắt trong hướng dẫn này.
Các trường lồng nhau, mở rộng và thu gọn
Bạn có thể lồng các trường trong PivotTable để hiển thị cấu trúc phân cấp nếu có liên quan đến dữ liệu của bạn. Bạn sẽ học điều này trong chương – Lồng vào PivotTable trong hướng dẫn này.
Khi bạn có các trường lồng nhau trong PivotTable, bạn có thể mở rộng và thu gọn giá trị của các trường đó. Bạn sẽ học những điều này trong Chương – Khám phá dữ liệu bằng Công cụ PivotTable trong hướng dẫn này.
Nhóm và tách các giá trị trường
Bạn có thể nhóm và rã nhóm các giá trị cụ thể của một trường trong PivotTable. Bạn sẽ học điều này trong Chương – Khám phá dữ liệu bằng Công cụ PivotTable trong hướng dẫn này.
Bảng tổng hợp Excel – Sắp xếp dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable để bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mục mình muốn phân tích. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu từ giá trị thấp nhất đến giá trị cao nhất hoặc giá trị cao nhất đến thấp nhất hoặc theo bất kỳ thứ tự tùy chỉnh nào khác mà bạn chọn. Hãy xem xét PivotTable sau đây trong đó bạn có dữ liệu bán hàng tóm tắt theo vùng, theo nhân viên bán hàng và theo tháng.
Sắp xếp trên các trường
Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable ở trên trên các Trường trong Hàng hoặc Cột – Khu vực, Nhân viên bán hàng và Tháng.
Để sắp xếp PivotTable với trường Nhân viên bán hàng, hãy tiến hành như sau –
Bấm vào mũi tên trong Nhãn Hàng.
Chọn Nhân viên bán hàng trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.
Các tùy chọn sắp xếp sau được hiển thị –
Sắp xếp từ A đến Z.
Sắp xếp Z đến A.
Tùy chọn sắp xếp khác.
Hơn nữa, theo mặc định, trường Nhân viên bán hàng được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nhấp vào Sắp xếp Z thành A . Trường Nhân viên bán hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Theo cách tương tự, bạn có thể sắp xếp trường theo cột – Tháng, bằng cách nhấp vào mũi tên :
trong nhãn cột.
Sắp xếp theo tổng phụ
Giả sử bạn muốn sắp xếp PivotTable dựa trên tổng số lượng đơn hàng – cao nhất đến thấp nhất ở mọi Khu vực. Tức là bạn muốn sắp xếp PivotTable theo tổng phụ.
Bạn có thể thấy rằng không có mũi tên :
cho tổng phụ. Bạn vẫn có thể sắp xếp PivotTable theo tổng phụ như sau −
Nhấp chuột phải vào tổng phụ của bất kỳ Nhân viên bán hàng nào trong cột Tổng cộng.
Chọn Sắp xếp từ danh sách thả xuống.
Một danh sách thả xuống khác xuất hiện với các tùy chọn sắp xếp – Sắp xếp nhỏ nhất đến lớn nhất, Sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất và Tùy chọn sắp xếp khác. Chọn Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
Các tổng phụ trong cột Tổng cộng được sắp xếp từ giá trị cao nhất đến thấp nhất ở mọi vùng.
Tương tự như vậy, nếu bạn muốn sắp xếp PivotTable theo vùng tổng phụ một cách khôn ngoan, hãy làm như sau:
Nhấp chuột phải vào tổng phụ của bất kỳ vùng nào trong cột Tổng cộng.
Bấm vào Sắp xếp trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất trong danh sách thả xuống thứ hai. PivotTable sẽ được sắp xếp theo tổng phụ theo vùng.
Như bạn có thể thấy, miền Nam có số lượng đơn hàng cao nhất trong khi miền Bắc có số lượng đặt hàng thấp nhất.
Bạn cũng có thể sắp xếp PivotTable dựa trên tổng số tiền theo tháng như sau –
Nhấp chuột phải vào bất kỳ Tổng phụ nào trong hàng Tổng cộng.
Chọn Sắp xếp từ danh sách thả xuống.
Chọn Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất từ danh sách thả xuống thứ hai.
PivotTable sẽ được sắp xếp theo tổng số tiền theo tháng.
Bạn có thể quan sát rằng tháng 2 có số lượng đặt hàng cao nhất trong khi tháng 3 có số lượng đặt hàng thấp nhất.
Tùy chọn sắp xếp khác
Giả sử bạn muốn sắp xếp PivotTable theo tổng số tiền theo khu vực trong tháng Một.
Bấm vào mũi tên
trong Nhãn Hàng.
Chọn Tùy chọn sắp xếp khác từ danh sách thả xuống. Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện.
Như bạn có thể quan sát, trong phần Tóm tắt, thứ tự Sắp xếp hiện tại được đưa ra là Sắp xếp Vùng theo thứ tự tăng dần. Tăng dần (A đến Z) theo được chọn trong Tùy chọn sắp xếp. Trong hộp bên dưới, Vùng được hiển thị.
Nhấp vào hộp chứa Khu vực.
Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng.
Nhấp vào nút Tùy chọn khác . Hộp thoại Tùy chọn sắp xếp khác (Vùng) xuất hiện.
Như bạn có thể quan sát, trong Sắp xếp theo, Tổng cộng được chọn. Trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra là Sắp xếp khu vực theo Tổng số tiền đặt hàng theo thứ tự tăng dần.
Bấm vào Giá trị trong cột đã chọn: bên dưới Sắp xếp theo.
Trong hộp bên dưới, gõ B5.
Như bạn có thể quan sát, trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra như sau:
Sắp xếp Khu vực theo Tổng Số tiền Đặt hàng theo thứ tự tăng dần bằng cách sử dụng các giá trị trong cột này: Tháng Một. Bấm vào đồng ý.
Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện. Chọn Giảm dần (Z đến A) theo: trong Tùy chọn sắp xếp.
Trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra như sau:
Sắp xếp Khu vực theo Tổng Số tiền Đặt hàng theo thứ tự giảm dần, sử dụng các giá trị trong cột này: Tháng Một. Bấm vào đồng ý. PivotTable sẽ được sắp xếp theo vùng, sử dụng các giá trị trong Tháng Một.
Như bạn có thể quan sát, trong tháng 1, miền Tây có số lượng đơn hàng cao nhất trong khi miền Bắc có lượng đặt hàng thấp nhất.
Sắp xếp dữ liệu thủ công
Trong PivotTable, dữ liệu được sắp xếp tự động theo tùy chọn sắp xếp mà bạn đã chọn. Điều này được gọi là Tự động sắp xếp.
Đặt con trỏ vào mũi tên
trong Nhãn hàng hoặc Nhãn cột.
Tự động Sắp xếp xuất hiện, hiển thị thứ tự sắp xếp hiện tại cho từng trường trong PivotTable. Bây giờ, giả sử bạn muốn sắp xếp trường Khu vực theo thứ tự – Đông, Tây, Bắc và Nam. Bạn có thể thực hiện việc này một cách thủ công như sau:
Bấm vào mũi tên:
trong Nhãn Hàng.
Chọn Vùng trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.
Nhấp vào Thêm Tùy chọn sắp xếp . Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện.
Chọn Thủ công (bạn có thể kéo các mục để sắp xếp lại chúng).
Bấm vào đồng ý.
Trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra dưới dạng Kéo các mục của trường Khu vực để hiển thị chúng theo bất kỳ thứ tự nào.
Bấm vào phía Đông và kéo nó lên trên cùng. Khi bạn kéo về phía Đông, một thanh ngang màu xanh xuất hiện trên toàn bộ hàng di chuyển.
Lặp lại thao tác kéo với các mục khác của trường Vùng cho đến khi bạn có được sự sắp xếp theo yêu cầu.
Bạn có thể quan sát những điều sau:
Các mục của trường lồng nhau – Nhân viên bán hàng cũng di chuyển theo mục trường Khu vực tương ứng. Hơn nữa, các giá trị trong các cột khác cũng di chuyển tương ứng.
Nếu bạn đặt con trỏ lên mũi tên trong Nhãn Hàng hoặc Nhãn Cột, Tự động Sắp xếp sẽ xuất hiện hiển thị thứ tự sắp xếp hiện tại của các trường Chỉ Nhân viên bán hàng và Tháng. Vì bạn đã sắp xếp trường Khu vực theo cách thủ công nên nó sẽ không hiển thị trong Tự động sắp xếp.
Lưu ý − Bạn không thể sử dụng thao tác kéo thủ công này đối với các mục của trường nằm trong vùng ∑ VALUES của danh sách Trường PivotTable. Do đó, bạn không thể kéo các giá trị Tổng số tiền đặt hàng trong PivotTable này.
Cài đặt tùy chọn sắp xếp
Trong phần trước, bạn đã học cách đặt tùy chọn sắp xếp cho một trường thành thủ công. Bạn có thêm một số tùy chọn sắp xếp mà bạn có thể đặt như sau –
Bấm vào mũi tên:
trong Nhãn Hàng.
Chọn Vùng trong hộp Chọn Trường.
Bấm vào Tùy chọn sắp xếp khác. Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện.
Nhấp vào nút Tùy chọn khác.
Hộp thoại Tùy chọn sắp xếp khác (Vùng) xuất hiện. Bạn có thể đặt thêm tùy chọn sắp xếp trong hộp thoại này.
Trong Tự động sắp xếp, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn hộp – Tự động sắp xếp mỗi khi báo cáo được cập nhật, để cho phép hoặc dừng tự động sắp xếp bất cứ khi nào dữ liệu PivotTable được cập nhật.
Bỏ chọn hộp – Tự động sắp xếp mỗi khi báo cáo được cập nhật.
Bây giờ, tùy chọn thứ tự sắp xếp khóa đầu tiên sẽ có sẵn. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để chọn thứ tự tùy chỉnh mà bạn muốn sử dụng. Bấm vào hộp bên dưới Thứ tự sắp xếp khóa đầu tiên.
Như bạn có thể quan sát, danh sách tùy chỉnh ngày trong tuần và tháng trong năm được cung cấp trong danh sách thả xuống. Bạn có thể sử dụng bất kỳ thứ nào trong số này hoặc bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh của riêng mình như Cao, Trung bình, Thấp hoặc danh sách kích thước S, M, L, XL không theo thứ tự bảng chữ cái.
Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh của mình từ tab FILE trên Ribbon. TẬP TIN → Tùy chọn. Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, nhấp vào nâng cao và duyệt đến Chung. Bạn sẽ tìm thấy nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh bên cạnh Tạo danh sách để sử dụng theo trình tự sắp xếp và điền.
Lưu ý rằng thứ tự sắp xếp danh sách tùy chỉnh không được giữ lại khi bạn cập nhật (làm mới) dữ liệu trong PivotTable của mình.
Bên dưới Sắp xếp theo, bạn có thể bấm vào Tổng cuối hoặc Giá trị trong các cột đã chọn để sắp xếp theo các giá trị này. Tùy chọn này không khả dụng khi bạn đặt sắp xếp thành Thủ công.
Những điểm cần cân nhắc khi sắp xếp PivotTable
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong PivotTable, hãy nhớ những điều sau:
Dữ liệu có dấu cách ở đầu sẽ ảnh hưởng đến kết quả sắp xếp. Hãy xóa mọi khoảng trắng ở đầu trước khi bạn sắp xếp dữ liệu.
Bạn không thể sắp xếp các mục nhập văn bản phân biệt chữ hoa chữ thường.
Bạn không thể sắp xếp dữ liệu theo một định dạng cụ thể như ô hoặc màu phông chữ.
Bạn không thể sắp xếp dữ liệu theo các chỉ báo định dạng có điều kiện, chẳng hạn như bộ biểu tượng.
