Telecom Billing là một quá trình thu thập việc sử dụng, tổng hợp nó, áp dụng các khoản phí bắt buộc và cuối cùng là tạo hóa đơn cho khách hàng. Quy trình Lập hóa đơn Viễn thông cũng bao gồm việc nhận và ghi lại các khoản thanh toán từ khách hàng. Hướng dẫn này cung cấp cho bạn sự hiểu biết đầy đủ về Thanh toán viễn thông.

Hướng dẫn này được thiết kế cho các Chuyên gia Lập hóa đơn Viễn thông. Nó sẽ giúp họ hiểu quy trình thanh toán end-to-end cùng với tất cả các khái niệm liên quan.

Trước khi tiếp tục hướng dẫn này, chúng tôi giả định rằng bạn đã hiểu cơ bản về các dịch vụ GSM, GPRS như thoại, SMS và dữ liệu.

Giới thiệu

Gửi thoại, dữ liệu, hình ảnh, fax, v.v., từ điểm này đến điểm khác bằng phương tiện điện tử được gọi là viễn thông và viết tắt là ‘ viễn thông ‘. Ví dụ bao gồm Điện thoại, Đài phát thanh, Truyền hình và Internet. Phương tiện truyền dẫn bao gồm Dây (Đồng), Sợi quang, Ether (không dây), Tháp vô tuyến, Lò vi sóng, Vệ tinh, v.v.

Bây giờ, chúng ta hãy liệt kê một vài nhà khai thác viễn thông quốc tế đang cung cấp các dịch vụ viễn thông thỏa đáng cho khách hàng của họ –

Verizon
Vodafone
Airtel
TATA
Etisalat
Qtel

Hãy cũng chúng tôi liệt kê một vài dịch vụ viễn thông cơ bản đang được cung cấp bởi các nhà khai thác viễn thông nổi tiếng khác nhau –

Cuộc gọi thoại
Dịch vụ Fax
SMS & MMS
Kết nối Internet
Tải xuống và tải lên dữ liệu
Hội nghị truyền hình
Các dịch vụ dựa trên IP, tức là thoại qua IP hoặc VPN

Các nhà khai thác viễn thông đang tính phí khách hàng của họ theo nhiều cách khác nhau, nhưng có hai thông số chủ yếu được sử dụng để tính phí khách hàng –

Phí cho thuê – Đây là các khoản phí khách hàng tính trên cơ sở hàng tháng so với dịch vụ được cung cấp. Ví dụ: phí điện thoại hàng tháng của bạn sẽ là $ 5,00 bất kể bạn có sử dụng hay không.
Phí sử dụng – Đây là các khoản phí được tính từ khách hàng dựa trên việc sử dụng dịch vụ. Ví dụ: bạn sẽ bị tính phí cho tất cả các cuộc gọi bạn đã thực hiện hoặc dữ liệu được tải xuống bằng điện thoại của bạn.

Ngoài phí thuê và phí sử dụng hàng tháng, các nhà khai thác cũng có thể tính phí bạn cho việc khởi tạo, cài đặt, tạm ngừng hoặc chấm dứt dịch vụ.

Telecom Billing là một quá trình thu thập việc sử dụng, tổng hợp nó, áp dụng các khoản phí sử dụng và thuê bắt buộc, và cuối cùng tạo hóa đơn cho khách hàng. Quy trình Lập hóa đơn Viễn thông cũng bao gồm việc nhận và ghi lại các khoản thanh toán từ khách hàng.

Hệ thống thanh toán

Có thể có những tình huống tính phí rất phức tạp, rất khó để xử lý thủ công. Có những Hệ thống thanh toán hiện đại có sẵn trên thị trường phần mềm có thể xử lý các tác vụ thanh toán rất hiệu quả và cung cấp nhiều khả năng linh hoạt cho các nhà cung cấp dịch vụ để cung cấp dịch vụ của họ với các cấu trúc giá khác nhau.

Hệ thống thanh toán thường được coi là tài khoản phải thu, vì hệ thống thanh toán hỗ trợ việc thu (nhận) tiền từ khách hàng. Hệ thống thanh toán cũng là một phần của khoản phải trả (đối với các khoản thanh toán giữa các nhà cung cấp dịch vụ), vì khách hàng thường sử dụng các dịch vụ từ các công ty khác như chuyển vùng không dây, đường dài và kết thúc cuộc gọi thông qua các mạng khác.

Hệ thống thanh toán là phần mềm cao cấp, đáng tin cậy và đắt tiền, cung cấp nhiều chức năng khác nhau. Dưới đây là danh sách các tính năng quan trọng nhất nhưng không giới hạn ở những điều sau:

Xếp hạng & thanh toán – Nó liên quan đến việc xếp hạng việc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ và xuất hóa đơn hàng tháng.
Xử lý thanh toán – Nó liên quan đến việc đăng các khoản thanh toán của khách hàng vào tài khoản của họ.
Kiểm soát tín dụng và thu tiền – Nó bao gồm việc theo đuổi các khoản thanh toán chưa thanh toán và thực hiện các hành động thích hợp để thu các khoản thanh toán.
Tranh chấp và điều chỉnh – Nó liên quan đến việc ghi lại các tranh chấp của khách hàng đối với các hóa đơn của họ và tạo điều chỉnh để hoàn trả số tiền tranh chấp nhằm giải quyết tranh chấp.
Dịch vụ trả trước và trả sau – Nó liên quan đến việc hỗ trợ cả cơ sở khách hàng trả trước và trả sau.
Đa ngôn ngữ & nhiều loại tiền tệ – Cần hỗ trợ đa ngôn ngữ và nhiều loại tiền tệ nếu doanh nghiệp trải rộng trên toàn cầu và có khách hàng đa quốc gia hoặc nếu các quy định của chính phủ yêu cầu.
Dàn xếp giữa các nhà cung cấp dịch vụ – Nó liên quan đến việc chia sẻ doanh thu giữa các nhà cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ cho khách hàng của nhau.
Sản phẩm và dịch vụ – Điều này liên quan đến việc cung cấp cách thức linh hoạt để duy trì các sản phẩm và dịch vụ khác nhau và bán chúng riêng lẻ hoặc theo gói.
Các ứng dụng giảm giá – Điều này liên quan đến việc xác định các chương trình chiết khấu khác nhau để giảm bớt tình trạng hỗn loạn của khách hàng, đồng thời thu hút và tăng cơ sở khách hàng.

Các loại thanh toán

Khi bạn đi sâu vào chủ đề thanh toán, nó sẽ trở nên phức tạp hơn. Tôi sẽ cố gắng trình bày hầu hết các khái niệm ở phần sau của hướng dẫn này, nhưng trước tiên, hãy để chúng ta có một cái nhìn rộng hơn về các loại thanh toán được sử dụng rộng rãi –

Thanh toán trả trước – Cơ chế thanh toán trong đó khách hàng thanh toán trước và sau đó bắt đầu sử dụng dịch vụ. Thông thường, khách hàng trả trước không nhận được bất kỳ hóa đơn nào và họ bị tính phí theo thời gian thực bởi hệ thống thanh toán có sẵn rất nhiều được gọi là ‘ IN ‘ (Mạng thông minh).
Thanh toán trả sau – Đây là phương thức thanh toán thông thường, sẽ có trong nhiều năm. Tại đây, khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ và sử dụng trong suốt tháng, đến cuối tháng, nhà cung cấp dịch vụ lập hóa đơn và gửi hóa đơn đó cho khách hàng để thanh toán đến hạn.
Thanh toán liên mạng : Nhà khai thác mạng thường chịu trách nhiệm về tài chính đối với các dịch vụ do các mạng khác cung cấp cho khách hàng của mình bất kể khách hàng có thanh toán dịch vụ hay không. Thanh toán liên mạng liên quan đến việc thanh toán giữa các nhà cung cấp dịch vụ hoặc đôi khi được gọi là thanh toán đối tác .
Phí chuyển vùng – Khi khách hàng đi từ vùng phủ sóng của nhà khai thác mạng này sang vùng phủ sóng của nhà khai thác mạng khác, nhà khai thác thứ nhất sẽ trả phí biên cho nhà khai thác thứ hai để cung cấp dịch vụ cho khách hàng của họ. Loại phí như vậy được thanh toán thông qua thanh toán chuyển vùng. Việc dàn xếp này được thực hiện theo giao thức TAP3 mà chúng ta sẽ thảo luận trong các chương sắp tới.
Thanh toán hội tụ – Thanh toán hội tụ là việc tích hợp tất cả các khoản phí dịch vụ vào một hóa đơn của khách hàng. Thanh toán hội tụ có nghĩa là tạo ra một cái nhìn thống nhất về khách hàng và tất cả các dịch vụ (Di động, Cố định, IP, v.v.) được cung cấp cho khách hàng đó.

Nhà cung cấp hệ thống thanh toán

Hệ thống thanh toán là xương sống của bất kỳ nhà khai thác viễn thông nào. Nếu các nhà khai thác không có một hệ thống thanh toán mạnh, thì họ sẽ không thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình với các chương trình khuyến mãi và ưu đãi hấp dẫn và cuối cùng họ không thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh và năng động ngày nay. Bạn có thể tìm thấy hàng nghìn nhà cung cấp đang bán các sản phẩm thanh toán của họ với yêu cầu về nhiều tính năng, nhưng có một số ít trên thị trường thực sự tốt và được sử dụng phổ biến nhất.

Kiến trúc hệ thống

Sơ đồ sau đây cho thấy kiến trúc điển hình của Hệ thống thanh toán

Ở đây, chúng ta có hai khả năng –

Hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) / OMOF (Quản lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng) liên hệ với hệ thống thanh toán và hệ thống thanh toán liên hệ với hệ thống cung cấp để cung cấp dịch vụ và hệ thống kiểm kê mạng cũng như chỉ định số điện thoại hoặc địa chỉ IP, v.v.
Khả năng thứ hai có thể là hệ thống CRM / OMOF tự liên hệ với hệ thống cung cấp để cung cấp dịch vụ và hệ thống kiểm kê mạng cũng như chỉ định số điện thoại hoặc địa chỉ IP, v.v.

Quy trình thanh toán điển hình

Xem xét kiến trúc hệ thống ở trên: → Sau khi cuộc gọi được thực hiện hoặc bạn có thể nói việc sử dụng được tạo bởi khách hàng cuối, hệ thống dàn xếp thu thập dữ liệu sử dụng từ bộ chuyển mạng và xây dựng bản ghi chi tiết cuộc gọi (CDR). CDR này phải chứa số bên ‘A’ và số bên ‘B’, ngày & giờ bắt đầu và kết thúc.

CDR sau đó được lưu trữ cho đến khi nó có thể được xếp hạng. Để xếp hạng cuộc gọi, CDR được kiểm tra để xem cuộc gọi, ví dụ, một số 800, một cuộc gọi nội hạt được bao phủ bởi gói gọi nội hạt, cuộc gọi quốc tế hay cuộc gọi tổng đài. Thông tin như thời gian thực hiện cuộc gọi và mã thành phố hoặc mã quốc gia được sử dụng để tính cước phí cho cuộc gọi.

Khi mỗi cuộc gọi được xếp hạng, thông tin này được lưu trữ cho đến khi chạy hóa đơn, thường là mỗi tháng một lần. Khi hóa đơn được chạy, các khoản phí không sử dụng khác, chẳng hạn như chiết khấu hoặc phí hàng tháng, có thể được áp dụng cho hóa đơn hoặc đôi khi được gọi là hóa đơn.

Có thể có chiết khấu thời gian xếp hạng hoặc chiết khấu thời gian thanh toán, các khoản thanh toán khác nhau do khách hàng thực hiện, các điều chỉnh khác nhau được đưa ra, tất cả những thông tin này đều góp phần tạo ra hóa đơn cuối cùng.

Thông tin này sau đó được chuyển đổi dưới dạng định dạng, có thể được in ra ở dạng có thể đọc được. Cuối cùng, phong bì được in, nhồi các hộp và gửi đến khách hàng cuối cùng.

Yêu cầu hệ thống thanh toán

Hệ thống thanh toán phải bao gồm một loạt các ứng dụng độc lập, khi chạy cùng nhau, được gọi là hệ thống thanh toán. Một hệ thống thanh toán tốt phải cung cấp các chức năng chính sau đây với độ linh hoạt cao –

Quản lý giao diện khách hàng – Hệ thống thanh toán phải có khả năng xử lý liên hệ do khách hàng khởi tạo, giám sát liên hệ với khách hàng đi và quản lý vòng đời của liên hệ.
Quản lý Đơn hàng – Đây là một chức năng cơ bản, cần có sẵn trong một hệ thống thanh toán điển hình. Hệ thống thanh toán phải đủ khả năng để nắm bắt đơn đặt hàng sản phẩm và dịch vụ và quản lý vòng đời nhập đơn hàng và giám sát vòng đời hoàn thành đơn đặt hàng.
Bán hàng và Tiếp thị – Một hệ thống thanh toán thỏa đáng phải trả lời câu hỏi của khách hàng, xử lý tiền hoa hồng, cung cấp hỗ trợ bán hàng, theo dõi triển vọng, quản lý chiến dịch, phân tích hiệu suất sản phẩm và có được nhiều đơn vị ở.
Kế hoạch giá và xếp hạng – Hệ thống thanh toán phải quản lý nhiều loại sản phẩm và dịch vụ, các gói giá khác nhau liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ đó và phải cung cấp các cách linh hoạt để đánh giá mức sử dụng do các sản phẩm và dịch vụ đó tạo ra.
Giảm giá – Một hệ thống thanh toán phải có khả năng cung cấp nhiều loại chiết khấu khác nhau cho các mục đích sử dụng và cho thuê khác nhau.
Lập hóa đơn – Điều quan trọng là hệ thống thực hiện truy vấn thanh toán, tạo hóa đơn, xử lý tiền gửi, thực hiện quản lý tài khoản, duy trì thông tin thuế và phí và xử lý thông tin tài chính.
Kiểm soát & Thu thập Tín dụng – Hệ thống thanh toán phải kiểm soát việc sử dụng và doanh thu bằng cách chỉ định các hạng tín dụng khác nhau cho các khách hàng khác nhau. Hệ thống nên hỗ trợ thu tiền thanh toán và áp dụng chúng trên các hóa đơn khác nhau.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ – Hỗ trợ đa ngôn ngữ liên quan đến việc cung cấp hóa đơn và dịch vụ chăm sóc khách hàng bằng nhiều ngôn ngữ.
Nhiều đơn vị tiền tệ – Nhiều loại tiền tệ được sử dụng ở các quốc gia khác nhau có thể làm phức tạp hệ thống thanh toán vì hệ thống thanh toán và chăm sóc khách hàng phải có khả năng ghi và xử lý theo đơn vị của nhiều loại tiền tệ.
Quản lý doanh thu của đối tác – Quản lý doanh thu của đối tác là việc chia sẻ doanh thu giữa các nhà cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ cho khách hàng của nhau.
Xử lý sự cố – Một hệ thống thanh toán cũng phải có thể quản lý việc nhập vé sự cố, điều phối việc đóng vé sự cố và theo dõi tiến trình giải quyết của một vé sự cố.
Báo cáo hiệu suất – Một hệ thống đạt yêu cầu sẽ cung cấp báo cáo hiệu suất, đảm bảo báo cáo chất lượng dịch vụ (QoS), tạo báo cáo quản lý và tạo báo cáo quy định.
Cài đặt và Bảo trì – Hệ thống cũng nên cung cấp lập lịch trình cho lực lượng lao động và quản lý các hoạt động được thực hiện tại cơ sở của khách hàng.
Kiểm toán & Bảo mật – Hệ thống thanh toán phải thực hiện kiểm tra dữ liệu và kiểm tra tính toàn vẹn. Một hệ thống an toàn luôn là mong muốn của một nhà điều hành.

Ngoài các chức năng trên, một hệ thống thanh toán tốt phải:

Đẩy nhanh thời gian tiếp thị để ra mắt dịch vụ mới.
Cho phép quan sát khách hàng và sản phẩm một cách hội tụ.
Hỗ trợ khả năng mở rộng kiến trúc hiệu quả về chi phí.
Cho phép quản lý và giải quyết mối quan hệ đối tác.
Giảm tổng chi phí sở hữu.

Tiếp theo là gì?

Bắt đầu từ chương tiếp theo, chúng tôi sẽ cố gắng bao gồm toàn bộ quy trình bắt đầu từ việc xác định sản phẩm và dịch vụ, liên kết kế hoạch và thuế quan với các sản phẩm đó, thu hút khách hàng (bán sản phẩm cho khách hàng cuối cùng), nắm bắt mức sử dụng do những khách hàng đó tạo ra và cuối cùng là xếp hạng và lập hóa đơn cho việc sử dụng đó để gửi hóa đơn cuối cùng cho những khách hàng đó