Trong chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Hồ sơ truy cập kiểm soát trong Salesforce. Nhiều khi, ngoài giới hạn truy cập cho các đối tượng và trường, chúng ta cũng cần hạn chế quyền truy cập vào các bản ghi nhất định của một đối tượng. Điều này yêu cầu thiết lập giới hạn truy cập cho người dùng dựa trên các giá trị trong bản ghi.
Quyền sở hữu bản ghi
Một tính năng độc đáo của Salesforce là quyền sở hữu mọi bản ghi được lưu trữ. Mọi bản ghi trong mọi đối tượng đều có một trường đánh dấu quyền sở hữu bản ghi đó. Người dùng cần quyền truy cập vào hồ sơ này sẽ trở thành một phần của hồ sơ giống như hồ sơ của chủ sở hữu hồ sơ đó.
Cơ chế hạn chế
Quyền truy cập được cấp ở nhiều cấp như Đối tượng, Trường và Bản ghi. Xung đột có thể xảy ra giữa các cấp độ truy cập. Có thể có một quyền truy cập đọc trên một bản ghi nhưng đối tượng chứa nó có thể không có quyền đọc cho người dùng. Trong trường hợp đó, loại truy cập hạn chế hơn (cấp ít quyền truy cập hơn) sẽ được áp dụng. Vì vậy, một bản ghi không có quyền truy cập sẽ vẫn không thể truy cập được ngay cả khi đối tượng chứa nó có thể truy cập được và một Đối tượng không có quyền truy cập sẽ vẫn không thể truy cập được ngay cả khi nó có một số bản ghi mà người dùng có quyền đọc.
Cơ chế chia sẻ bản ghi
Nền tảng Saleforce cung cấp bốn cơ chế riêng biệt để chia sẻ hồ sơ của một đối tượng với người dùng.
- Giá trị mặc định trong toàn tổ chức
- Chia sẻ thủ công
- Phân cấp vai trò
- Quy tắc chia sẻ
Giá trị mặc định trong toàn tổ chức
Trong cơ chế này, một mức truy cập tối thiểu được tạo và cấp cho tất cả người dùng. Vì vậy, mọi người dùng là thành viên của tổ chức, đều có quyền truy cập vào các bản ghi này. Sau đó, quyền truy cập cho các bản ghi bổ sung được tùy chỉnh bằng cách phân nhóm người dùng vào phân cấp vai trò, quy tắc chia sẻ và cũng thông qua chia sẻ thủ công với từng người dùng. Có bốn loại mô hình chia sẻ triển khai cài đặt mặc định trong toàn tổ chức.
| Sr.No | Cài đặt & Kết quả |
| 1 | Đọc / ghi công khai Tất cả người dùng có thể xem, chỉnh sửa và báo cáo về tất cả các bản ghi. |
| 2 | Chỉ đọc công khai Tất cả người dùng có thể xem và báo cáo về các bản ghi nhưng không thể chỉnh sửa chúng. Chỉ chủ sở hữu và người dùng ở trên vai trò đó trong hệ thống phân cấp, mới có thể chỉnh sửa các bản ghi đó. |
| 3 | Riêng tư Chỉ chủ sở hữu bản ghi và những người dùng ở trên vai trò đó trong hệ thống phân cấp, mới có thể xem, chỉnh sửa và báo cáo về các bản ghi đó. |
| 4 | Do cha mẹ kiểm soát Người dùng có thể thực hiện một hành động (chẳng hạn như xem, chỉnh sửa hoặc xóa) trên một liên hệ dựa trên việc liệu họ có thể thực hiện cùng một hành động đó trên bản ghi được liên kết với nó hay không. |
Chia sẻ thủ công
Trong mô hình truy cập này, chủ sở hữu bản ghi cấp quyền đọc và chỉnh sửa cho người dùng cụ thể. Vì vậy, nó là một quá trình thủ công trong đó cá nhân hoặc nhóm hồ sơ được xử lý bởi chủ sở hữu hồ sơ. Điều này phải được thực hiện cho mỗi hồ sơ người dùng cần quyền truy cập.
Trong các chương tiếp theo của chúng ta, chúng ta sẽ thảo luận về phân cấp vai trò và các quy tắc chia sẻ.
Salesforce – Tạo cấu trúc phân cấp vai trò
Hệ thống phân cấp vai trò là một cơ chế để kiểm soát việc truy cập dữ liệu vào các bản ghi trên một đối tượng lực lượng bán hàng dựa trên vai trò công việc của người dùng. Ví dụ: người quản lý cần có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu liên quan đến những nhân viên báo cáo cho anh ta, nhưng nhân viên không có quyền truy cập vào dữ liệu chỉ thuộc sở hữu của người quản lý của họ. Theo cách này, mô hình truy cập trông tương tự như biểu đồ tổ chức trong một tổ chức nhưng nó không cần phải giống hoàn toàn với biểu đồ Tổ chức.
Hệ thống phân cấp vai trò tự động cấp quyền truy cập hồ sơ cho người dùng phía trên chủ sở hữu bản ghi trong phân cấp. Tùy chọn này được bật cho tất cả các đối tượng theo mặc định. Để thay đổi điều này, chúng tôi sử dụng sự trợ giúp của các đối tượng tùy chỉnh và trợ cấp át chủ bài thủ công.
Xác định thứ bậc vai trò
Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về cách xác định hệ thống phân cấp vai trò. Các bước được mô tả bên dưới –
Bước 1
Để tạo Role Hierarchy, chúng ta vào đường dẫn liên kết Setup Home → Users → Role → Setup Roles. Phân cấp vai trò mặc định xuất hiện như hình dưới đây.
Chế độ xem mặc định là Chế độ xem dạng cây, dễ sử dụng nhất. Hai dạng xem còn lại là dạng xem danh sách được sắp xếp và dạng xem danh sách . Bạn có thể thay đổi chế độ xem này theo nhu cầu của bạn.
Bước 2
Trong bước tiếp theo, chúng tôi thêm vai trò vào hệ thống phân cấp hiện có bằng cách điền vào chi tiết vai trò. Nhấp vào Thêm vai trò . Cửa sổ tiếp theo xuất hiện yêu cầu các chi tiết sau.
Trong khi điền các chi tiết này, chúng tôi cũng chú ý xác định xem người dùng chỉ có thể xem các cơ hội hay cũng có thể chỉnh sửa các cơ hội. Khi nhấp vào lưu, chúng tôi nhận được Role được tạo như hình dưới đây.
Bước 3
Trong bước này, bạn có thể chỉ định người dùng vào các vai trò. Nhấp vào Chỉ định người dùng cho vai trò . Khi nhấp vào, bạn sẽ được dẫn đến một cửa sổ nơi bạn có thể chọn Tất cả người dùng tạo thành danh sách thả xuống và di chuyển người dùng từ hộp bên trái sang hộp bên phải.
Bằng cách này, bạn có thể tạo các vai trò trong hệ thống phân cấp vai trò và thêm người dùng vào chúng. Vì vậy, người dùng có thể có quyền truy cập vào các đối tượng và dữ liệu theo vai trò của họ.