Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, khách hàng sẽ bắt đầu thanh toán hóa đơn của họ. Quá trình xử lý các khoản thanh toán hóa đơn vào hệ thống thanh toán được gọi là quá trình xử lý thanh toán.
Các khoản thanh toán của khách hàng được chuyển vào tài khoản của khách hàng. Nếu có bất kỳ hóa đơn nào chưa thanh toán, thì hóa đơn nào được thanh toán tùy thuộc vào phương pháp kế toán của tài khoản. Có hai loại phương pháp kế toán –
- Kế toán kỳ hạn số dư – Sử dụng phương pháp này, nếu một số lượng hóa đơn chưa thanh toán, các khoản thanh toán nhận được sẽ được phân bổ cho các hóa đơn theo tuổi của khoản phải thu, với hóa đơn cũ nhất sẽ được tạo trước.
- Kế toán mục mở – Phương pháp này cho phép các khoản thanh toán được phân bổ cho các hóa đơn cụ thể. Kế toán khoản mục mở đặc biệt hữu ích khi xử lý các khoản thanh toán từ khách hàng doanh nghiệp.
Phương thức thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng các phương thức thanh toán khác nhau được nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ; ví dụ: khách hàng có thể thực hiện thanh toán bằng các phương thức thanh toán như séc, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc chuyển khoản, hoặc gửi tiền mặt trực tiếp
Một nhà điều hành có thể có nhiều tài khoản ngân hàng mà nó sẽ nhận thanh toán trực tiếp qua các tài khoản ngân hàng. Các tài khoản ngân hàng này được coi là tài khoản giữ và gửi chi tiết thanh toán đến hệ thống thanh toán dưới dạng tệp văn bản.
Nếu các khoản thanh toán được nhận bên ngoài hệ thống thanh toán theo cách thủ công hoặc điện tử, thì các khoản thanh toán đó sẽ được tải lên hệ thống bằng quy trình tự động để giải quyết các hóa đơn.
Thanh toán tự động
Hệ thống thanh toán cung cấp phương tiện để nắm bắt thông tin thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ và các phương thức thanh toán tự động hàng tháng.
Nếu phương thức thanh toán được đặt tự động bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, các yêu cầu thanh toán sẽ được tạo tự động sau mỗi hóa đơn hoặc vào một ngày nhất định và các yêu cầu này được gửi đến cổng thanh toán (hoặc ngân hàng) để ủy quyền thanh toán.
Khi tất cả các khoản thanh toán được ủy quyền, chúng sẽ được tải lên hệ thống thanh toán để giải quyết các hóa đơn đến hạn.
Thanh toán thủ công
Nếu các khoản thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt hoặc séc, thì nó có thể được nhập vào hệ thống trả trước cho khách hàng hoặc nếu khoản này được thu bởi một số đại lý, thì tất cả các khoản thanh toán đó sẽ được thu thập và đăng lên hệ thống thanh toán bằng các phương pháp tự động do thanh toán cung cấp hệ thống.
Đối với tất cả các khoản thanh toán đã nhận, tệp thanh toán được chuẩn bị với định dạng xác định trước và sau đó chúng được tự động đẩy đến vị trí xác định trước từ nơi Hệ thống thanh toán nhận và tải lên cơ sở dữ liệu thanh toán.
Có thể có một tình huống, khi thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc séc không được thực hiện. Nếu khoản thanh toán này đã được đăng vào hệ thống, thì nó cần phải hủy để điều chỉnh số tiền. Hệ thống thanh toán cung cấp các tiện ích để xử lý các khoản thanh toán không thành công hoặc bị hủy.
Giao diện thanh toán
Giao diện được ràng buộc giữa hệ thống thanh toán và bất kỳ hệ thống bên ngoài nào khác để nhận thanh toán. Giao diện cho phép hai hệ thống giao tiếp với nhau dựa trên các quy tắc được xác định trước.
Ví dụ: một tệp văn bản đơn giản có thể là giao diện thanh toán giữa ngân hàng và hệ thống thanh toán. Nếu giao diện dựa trên tệp, các ngân hàng tiếp tục gửi chi tiết thanh toán bằng tệp thanh toán ở định dạng được xác định trước.
Có thể có một giao diện dựa trên API trực tuyến giữa ngân hàng và hệ thống thanh toán. Nếu có giao diện trực tuyến, thì ngân hàng sẽ gọi API được cung cấp để đăng thanh toán trực tiếp vào hệ thống thanh toán.
Theo cách tương tự, có thể có các giao diện dựa trên tệp hoặc trực tuyến được cung cấp cho bên thứ ba liên quan đến việc thu tiền thanh toán.
Tiếp theo là gì?
Cho đến nay, chúng ta gần như đã đi hết vòng đời của một khách hàng viễn thông. Chương tiếp theo rất quan trọng để hiểu tình huống tranh chấp phát sinh giữa nhà khai thác và khách hàng
Thanh toán viễn thông – Tranh chấp & Điều chỉnh
Tranh chấp là gì?
Tranh chấp là bản ghi truy vấn về số tiền trên tài khoản. Thông thường, tranh chấp sẽ được ghi lại khi khách hàng thắc mắc một số khía cạnh trong hóa đơn của họ. Có thể phát sinh tranh chấp –
- Đối với một hóa đơn trên một tài khoản.
- Chống lại một sự kiện được xếp hạng cụ thể trên tài khoản. Ví dụ: nếu khách hàng tranh chấp một sự kiện truyền hình trả tiền cho mỗi lần xem cụ thể do bị cắt điện.
Xử lý tranh chấp
Sau khi một tranh chấp được ghi lại, nó sẽ được điều tra, xác minh để –
- Chấp nhận – Nếu tranh chấp nêu ra là hợp lệ từ phía khách hàng, thì tranh chấp đó sẽ được chấp nhận và sẽ được hoàn lại tiền cho khách hàng.
- Từ chối – Nếu tranh chấp được phát hiện là không thể chấp nhận được, thì tranh chấp đó sẽ bị từ chối.
- Hủy bỏ – Nếu tranh chấp được nhập do nhầm lẫn, thì tranh chấp sẽ bị hủy.
Các điểm sau đây cần được lưu ý đối với tranh chấp và hệ thống thanh toán phải hỗ trợ những điểm này:
- Các hành động thu tiền không được báo cáo trong khi số tiền có trạng thái tranh chấp là đang chờ xử lý, nhưng các bộ sưu tập đã cũ trong khoảng thời gian này.
- Các sự kiện tranh chấp không được bao gồm trong tính toán bộ sưu tập cho đến khi chúng được lập hóa đơn. Sau đó, các bộ sưu tập được già đi như bình thường.
Điều chỉnh là gì?
Điều chỉnh là một phương pháp ghi có hoặc ghi nợ tài khoản với một số tiền tùy ý. Các điều chỉnh có thể được áp dụng đối với toàn bộ tài khoản hoặc đối với một sự kiện được xếp hạng cụ thể trên tài khoản đó.
Hệ thống thanh toán cho phép tạo các loại điều chỉnh khác nhau, có thể được sử dụng trong các trường hợp khác nhau và mỗi điều chỉnh sẽ trải qua các giai đoạn phê duyệt khác nhau.
Nếu tranh chấp được chấp nhận, một điều chỉnh sẽ được tạo để ghi có vào tài khoản với số tiền tranh chấp. Các điều chỉnh không được ảnh hưởng đến số dư của tài khoản cho đến khi chúng được chấp thuận. Các điều chỉnh có trạng thái đang chờ phê duyệt không ảnh hưởng đến việc thanh toán hoặc thu tiền.
Các tranh chấp và điều chỉnh được thực hiện cho các tài khoản bao gồm thuế được giả định là đã bao gồm thuế. Tổng số tiền được nhập và sẽ có sẵn để xuất trên hóa đơn.
Tiếp theo là gì?
Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về các loại báo cáo khác nhau cần thiết cho ban quản lý. Có thể có một danh sách các báo cáo sẵn có và có thể có một số báo cáo cần phát triển tùy chỉnh.