• Tiêu đề hàng
• Tiêu đề cột
• Hàng có dải
• Cột có dải

Theo mặc định, các hộp dành cho Tiêu đề hàng và Tiêu đề cột được chọn. Các tùy chọn này dùng để hiển thị định dạng đặc biệt cho hàng đầu tiên và cột đầu tiên tương ứng. Chọn hộp Hàng có dải 

Chọn hộp Cột có dải.

Kiểu PivotTable

Bạn có thể chọn một số Kiểu PivotTable. Chọn một trong những phù hợp với báo cáo của bạn. Ví dụ: nếu bạn chọn Pivot Style Dark 5, bạn sẽ có kiểu sau cho PivotTable.

Định dạng có điều kiện trong PivotTable

Bạn có thể đặt Định dạng có điều kiện trên các ô PivotTable theo các giá trị.

Biểu đồ Pivot

PivotChart thêm điểm nhấn trực quan vào báo cáo PivotTable của bạn. Bạn có thể chèn PivotChart gắn với dữ liệu của PivotTable như sau –

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.

Bấm vào PivotChart.

Hộp thoại Chèn biểu đồ xuất hiện.

Bấm vào Cột ở khung bên trái và chọn Cột xếp chồng. Bấm vào đồng ý.

Biểu đồ cột xếp chồng được hiển thị.

• Bấm vào Tháng trên PivotChart.
• Lọc đến tháng 2 và nhấp vào OK.

Như bạn có thể quan sát, PivotTable cũng được lọc theo PivotChart.

The post Tùy chọn kiểu PivotTable appeared first on Dongthoigian.

Vì báo cáo PivotTable có tính tương tác nên bạn có thể nhanh chóng thực hiện các thay đổi cần thiết để làm nổi bật các kết quả cụ thể, chẳng hạn như xu hướng dữ liệu, tóm tắt dữ liệu, v.v. trong khi trình bày báo cáo đó. Bạn cũng có thể cung cấp các tín hiệu trực quan như bộ lọc báo cáo, bộ cắt, dòng thời gian, PivotChart, v.v. cho người nhận để họ có thể hình dung chi tiết họ muốn.

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu các cách khác nhau để làm cho báo cáo PivotTable trở nên hấp dẫn bằng các tín hiệu trực quan cho phép khám phá dữ liệu nhanh chóng.

Hệ thống phân cấp PivotTable

Bạn đã học cách lồng các trường để tạo thành một cấu trúc phân cấp, trong Chương – Lồng trong PivotTable trong hướng dẫn này. Bạn cũng đã học cách nhóm / tách nhóm dữ liệu trong PivotTable trong Chương – Sử dụng Công cụ PivotTable. Chúng tôi sẽ lấy một số ví dụ để chỉ cho bạn cách tạo báo cáo PivotTable tương tác với hệ thống phân cấp.

Nếu bạn có cấu trúc dựng sẵn cho các trường trong dữ liệu của mình, chẳng hạn như Năm-Quý-Tháng, việc lồng các trường để tạo thành cấu trúc phân cấp sẽ cho phép bạn nhanh chóng mở rộng/thu gọn các trường để xem các giá trị tóm tắt ở cấp độ bắt buộc.

Ví dụ: giả sử bạn có dữ liệu bán hàng cho năm tài chính 2015-16 cho các khu vực – Đông, Bắc, Nam và Tây, như được đưa ra bên dưới.

Tạo PivotTable như hiển thị bên dưới.

Như bạn có thể quan sát, đây là một cách báo cáo dữ liệu toàn diện bằng cách sử dụng các trường lồng nhau dưới dạng phân cấp. Nếu bạn chỉ muốn hiển thị kết quả ở cấp độ Phần tư, bạn có thể nhanh chóng thu gọn trường Phần tư.

Giả sử bạn có trường Ngày trong dữ liệu của mình như hiển thị bên dưới.

Trong trường hợp như vậy, bạn có thể nhóm dữ liệu theo trường Ngày như sau – Tạo PivotTable.

Như bạn có thể thấy, PivotTable này không thuận tiện để đánh dấu dữ liệu quan trọng.

• Nhóm trường PivotTable theo Ngày. (Bạn đã học cách phân nhóm trong Chương – Khám phá dữ liệu bằng Công cụ PivotTable trong hướng dẫn này).
• Đặt trường Nhân viên bán hàng trong khu vực Bộ lọc.
• Lọc nhãn Cột thành Khu vực phía Đông.

Bộ lọc báo cáo

Giả sử bạn muốn có một báo cáo riêng cho từng Nhân viên bán hàng. Bạn có thể làm như sau –

• Đảm bảo rằng bạn có trường Nhân viên bán hàng trong khu vực Bộ lọc.
• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.
• Bấm vào mũi tên bên cạnh Tùy chọn trong nhóm PivotTable.
• Chọn Hiển thị các trang bộ lọc báo cáo từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Hiển thị Trang Lọc Báo cáo xuất hiện. Chọn trường Nhân viên bán hàng và nhấp vào OK.

Một bảng tính riêng biệt cho từng giá trị của trường Nhân viên bán hàng sẽ được tạo, với PivotTable được lọc theo giá trị đó.

Trang tính sẽ được đặt tên theo giá trị của trường, hiển thị trên tab của trang tính.

Một tính năng phức tạp khác mà bạn có trong PivotTable là Bộ cắt, có thể được dùng để lọc các trường một cách trực quan.

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH.
• Nhấp vào Chèn Slicer trong nhóm Bộ lọc.
• Nhấp vào Ngày đặt hàng, Quý và Năm trong hộp thoại Chèn Bộ cắt. Ba Máy cắt – Ngày đặt hàng, Quý và Năm sẽ được tạo.
• Điều chỉnh kích thước của slicer, thêm nhiều cột cho các nút trên slicer.
• Tạo Bộ cắt cho các trường Nhân viên bán hàng và Khu vực.
• Chọn Kiểu bộ cắt để các trường ngày được nhóm thành một màu và hai trường còn lại có các màu khác nhau.

Bỏ chọn Đường lưới.

Như bạn có thể thấy, bạn không chỉ có một báo cáo mang tính tương tác mà còn có một báo cáo hấp dẫn, có thể hiểu dễ dàng.

Dòng thời gian trong PivotTable

Khi bạn có trường Ngày trong PivotTable, việc chèn Dòng thời gian cũng là một tùy chọn để tạo báo cáo thẩm mỹ.

• Tạo PivotTable với Nhân viên bán hàng trong khu vực ROWS và Khu vực trong khu vực CỘT.
• Chèn Dòng thời gian cho trường Ngày đặt hàng.

Lọc Dòng thời gian để hiển thị dữ liệu 5 tháng, từ tháng 11 năm 2015 đến tháng 3 năm 2016.

Lệnh THIẾT KẾ

Các lệnh CÔNG CỤ PIVOTTABLE – THIẾT KẾ trên Ribbon cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng PivotTable, bao gồm các tùy chọn sau −

• Cách trình bày
• Tùy chọn kiểu PivotTable
• Kiểu PivotTable

Cách trình bày

Bạn có thể có Bố cục PivotTable dựa trên tùy chọn của mình cho các mục sau −

• Tổng phụ
• Tổng số
• Bố cục báo cáo

Hàng trống

Bố cục PivotTable – Tổng phụ

Bạn có tùy chọn có hiển thị Tổng phụ hay không. Theo mặc định, Tổng phụ được hiển thị ở đầu nhóm.

Như bạn có thể quan sát nhóm được đánh dấu – East, các tổng phụ nằm ở đầu nhóm. Bạn có thể thay đổi vị trí của tổng phụ như sau –

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab THIẾT KẾ trên Ribbon.
• Bấm vào Tổng phụ trong nhóm Tùy chọn Bố cục.
• Bấm vào Hiển thị tất cả Tổng phụ ở cuối Nhóm.

Tổng phụ bây giờ sẽ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm.

Nếu không nhất thiết phải báo cáo Tổng phụ, bạn có thể chọn – Không hiển thị Tổng phụ.

Tổng số

Bạn có thể chọn hiển thị Tổng Cuối hoặc không. Bạn có bốn sự kết hợp có thể xảy ra −

• Tắt cho hàng và cột
• Bật cho hàng và cột
• Chỉ bật cho hàng
• Chỉ bật cho cột

Theo mặc định, đây là sự kết hợp thứ hai – Bật cho Hàng và Cột.

Bố cục báo cáo

Bạn có thể chọn từ một số Bố cục Báo cáo, bố cục phù hợp nhất với dữ liệu của bạn.

• Hình thức nhỏ gọn.
• Mẫu phác thảo.
• Dạng bảng.

Bạn cũng có thể chọn có lặp lại tất cả các nhãn mục hay không, trong trường hợp xảy ra nhiều lần.

Bố cục Báo cáo mặc định là biểu mẫu Thu gọn mà bạn quen thuộc.

Mẫu nhỏ gọn

Biểu mẫu Thu gọn tối ưu hóa PivotTable để dễ đọc. Hai biểu mẫu còn lại cũng hiển thị tiêu đề trường.

Bấm vào Hiển thị ở dạng phác thảo.

Bấm vào Hiển thị ở dạng bảng.

Hãy xem xét Bố cục PivotTable sau, trong đó trường Tháng được lồng trong trường Khu vực

Như bạn có thể thấy, nhãn Tháng được lặp lại và đây là mặc định.

Bấm vào Không lặp lại nhãn mục. Nhãn Tháng sẽ chỉ được hiển thị một lần và PivotTable trông rõ ràng.

Hàng trống

Để làm cho Báo cáo PivotTable của bạn khác biệt hơn, bạn có thể chèn một dòng trống sau mỗi mục. Bạn có thể xóa các dòng trống này bất cứ lúc nào sau này.

Bấm vào Chèn dòng trống sau mỗi mục .

Xem thêm : Tùy chọn kiểu PivotTable

The post Bảng tổng hợp Excel – Báo cáo appeared first on Dongthoigian.

Cập nhật bố cục PivotTable

Bạn có thể quyết định xem PivotTable của mình có được cập nhật hay không bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với bố cục hoặc nó sẽ được cập nhật bằng một trình kích hoạt riêng. Như bạn đã tìm hiểu trước đó, trong ngăn tác vụ Trường PivotTable, ở phía dưới cùng, bạn sẽ tìm thấy hộp kiểm Trì hoãn cập nhật bố cục. Theo mặc định, nó không được chọn, có nghĩa là Bố cục PivotTable sẽ được cập nhật ngay khi bạn thực hiện thay đổi trong các vùng PivotTable

Kiểm tra tùy chọn − Trì hoãn cập nhật bố cục . Nút CẬP NHẬT bên cạnh nó sẽ được kích hoạt. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các vùng PivotTable, những thay đổi đó sẽ chỉ được phản ánh sau khi bạn nhấp vào nút CẬP NHẬT

Làm mới dữ liệu PivotTable

Khi dữ liệu của PivotTable được thay đổi trong nguồn của nó, điều tương tự có thể được phản ánh trong PivotTable bằng cách làm mới nó.

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.

Bấm vào Làm mới trong nhóm Dữ liệu

Có nhiều tùy chọn khác nhau để làm mới dữ liệu trong danh sách thả xuống –

• Làm mới – Để nhận dữ liệu mới nhất từ ​​nguồn được kết nối với ô hiện hoạt.
• Làm mới tất cả – Để nhận dữ liệu mới nhất bằng cách làm mới tất cả các nguồn trong sổ làm việc.
• Thuộc tính kết nối – Để đặt thuộc tính làm mới cho các kết nối sổ làm việc.

Thay đổi dữ liệu nguồn của PivotTable

Bạn có thể thay đổi phạm vi dữ liệu nguồn của PivotTable. Ví dụ: bạn có thể mở rộng dữ liệu nguồn để bao gồm nhiều hàng dữ liệu hơn.

Tuy nhiên, nếu dữ liệu nguồn đã bị thay đổi đáng kể, chẳng hạn như có nhiều hoặc ít cột hơn, hãy cân nhắc việc tạo PivotTable mới.

• Bấm vào PivotTable. CÔNG CỤ CÓ THỂ xoay vòng xuất hiện trên Ribbon.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH.

Nhấp vào Thay đổi nguồn dữ liệu trong nhóm Dữ liệu.

Chọn Thay đổi nguồn dữ liệu từ danh sách thả xuống. Hộp thoại Thay đổi Nguồn Dữ liệu PivotTable xuất hiện và Nguồn Dữ liệu hiện tại sẽ được tô sáng

Chọn Bảng hoặc Phạm vi bạn muốn đưa vào Hộp Bảng/Phạm vi bên dưới Chọn Bảng hoặc Phạm vi. Bấm vào đồng ý.

Nguồn dữ liệu cho PivotTable sẽ được thay đổi thành Bảng/Phạm vi dữ liệu đã chọn.

Thay đổi sang nguồn dữ liệu ngoài

Nếu bạn muốn thay đổi nguồn dữ liệu cho PivotTable của mình là nguồn dữ liệu bên ngoài, tốt nhất bạn nên tạo một PivotTable mới. Tuy nhiên, nếu vị trí của nguồn dữ liệu ngoài của bạn bị thay đổi, chẳng hạn như tên cơ sở dữ liệu SQL Server của bạn vẫn giữ nguyên nhưng đã được di chuyển sang một máy chủ khác hoặc cơ sở dữ liệu Access của bạn đã được chuyển sang một mạng chia sẻ khác, bạn có thể thay đổi kết nối dữ liệu hiện tại của bạn để phản ánh tương tự.

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.
• Nhấp vào Thay đổi nguồn dữ liệu trong nhóm Dữ liệu. Hộp thoại Thay đổi nguồn dữ liệu PivotTable xuất hiện.

Nhấp vào nút Chọn kết nối

Hộp thoại Kết nối hiện có xuất hiện.

• Chọn Tất cả kết nối trong hộp Hiển thị. Tất cả các kết nối trong Workbook của bạn sẽ được hiển thị.
• Nhấp vào nút Duyệt để biết thêm .

Cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu xuất hiện.

• Nhấp vào nút Nguồn mới.

Thực hiện các bước của Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Nếu nguồn dữ liệu của bạn nằm trong sổ làm việc Excel khác, hãy làm như sau –

• Bấm vào hộp Tên tệp.
• Chọn tên tệp sổ làm việc.

Xóa PivotTable

Bạn có thể xóa PivotTable như sau –

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.

Bấm vào Chọn trong nhóm Hành động.

Chọn Toàn bộ PivotTable từ danh sách thả xuống. Toàn bộ PivotTable sẽ được chọn.

Nhấn phím Xóa. PivotTable sẽ bị xóa.

Nếu PivotTable nằm trên một trang tính riêng biệt, bạn cũng có thể xóa PivotTable bằng cách xóa toàn bộ trang tính. Nhấp chuột phải vào tab bảng tính và chọn Xóa từ danh sách thả xuống

Toàn bộ trang tính cùng với PivotTable sẽ bị xóa.

Xem thêm : Bảng tổng hợp Excel – Báo cáo

The post Bảng tổng hợp Excel – Cập nhật dữ liệu appeared first on Dongthoigian.

Tổng

Hãy xem xét PivotTable sau đây, trong đó bạn có dữ liệu bán hàng tóm tắt theo khu vực, theo nhân viên bán hàng và theo tháng.

Như bạn có thể quan sát, khi bạn kéo trường Số tiền đặt hàng vào khu vực ∑ GIÁ TRỊ, nó được hiển thị dưới dạng Tổng của Số tiền đặt hàng, cho biết phép tính được thực hiện dưới dạng Tổng. Trong PivotTable, ở góc trên cùng bên trái, Tổng số tiền đặt hàng được hiển thị. Hơn nữa, cột Tổng cộng và hàng Tổng cộng được hiển thị cho các tổng phụ theo trường theo hàng và cột tương ứng.

Cài đặt trường giá trị

Với Cài đặt Trường Giá trị, bạn có thể đặt loại tính toán trong PivotTable của mình. Bạn cũng có thể quyết định cách bạn muốn hiển thị các giá trị của mình.

• Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng trong vùng ∑ GIÁ TRỊ.
• Chọn Cài đặt trường giá trị từ danh sách thả xuống.

Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.

Tên nguồn là trường và Tên tùy chỉnh là Tổng của trường. Loại tính toán là Tổng. Bấm vào tab Hiển thị giá trị dưới dạng .

Trong hộp Hiển thị giá trị dưới dạng, Không tính toán được hiển thị. Bấm vào hộp Hiển thị giá trị dưới dạng . Bạn có thể tìm thấy một số cách hiển thị tổng giá trị của mình.

% của Tổng cộng

Bạn có thể hiển thị các giá trị trong PivotTable dưới dạng % của Tổng cuối.

• Trong hộp Tên tùy chỉnh, nhập % của Tổng cuối.
• Bấm vào hộp Hiển thị giá trị dưới dạng.

Nhấp vào % của Tổng cộng trong danh sách thả xuống. Bấm vào đồng ý.

PivotTable tóm tắt các giá trị dưới dạng % của Tổng Cuối.

Như bạn có thể quan sát, Tổng Số tiền Đơn hàng ở góc trên cùng bên trái của PivotTable và trong khu vực ∑ GIÁ TRỊ trong ngăn Trường PivotTable được thay đổi thành Tên tùy chỉnh mới – % của Tổng cuối.

• Bấm vào tiêu đề của cột Tổng cộng.
• Nhập % của Tổng cuối vào thanh công thức. Cả tiêu đề Cột và Hàng sẽ thay đổi thành % của Tổng Cuối.

% tổng số cột

Giả sử bạn muốn tóm tắt các giá trị dưới dạng % trên tổng số mỗi tháng.

• Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng trong vùng ∑ GIÁ TRỊ.
• Chọn Cài đặt trường giá trị từ danh sách thả xuống. Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.
• Trong hộp Tên tùy chỉnh, nhập % của Tổng số tháng.
• Bấm vào hộp Hiển thị giá trị dưới dạng.
• Chọn % của Tổng số Cột từ danh sách thả xuống.
• Bấm vào đồng ý.

PivotTable tóm tắt các giá trị dưới dạng % của Tổng Cột. Trong cột Tháng, bạn sẽ tìm thấy các giá trị dưới dạng % của tổng số tháng cụ thể.

• Bấm vào tiêu đề của cột Tổng cộng.

Nhập % của Tổng số Cột vào thanh công thức. Cả tiêu đề Cột và Hàng sẽ thay đổi thành % Tổng số Cột.

% tổng số hàng

Bạn có thể tóm tắt các giá trị dưới dạng % tổng số khu vực và % tổng số nhân viên bán hàng bằng cách chọn % Tổng số hàng trong hộp Hiển thị giá trị dưới dạng trong hộp thoại Cài đặt trường giá trị.

Đếm

Giả sử bạn muốn tóm tắt các giá trị theo số lượng Khu vực tài khoản, nhân viên bán hàng và tháng.

• Bỏ chọn Số lượng đặt hàng.
• Kéo Tài khoản vào khu vực ∑ VALUES. Tổng Tài khoản sẽ được hiển thị trong vùng ∑ GIÁ TRỊ.
• Nhấp vào Tổng tài khoản.
• Chọn Cài đặt trường giá trị từ danh sách thả xuống. Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.
• Trong trường Tóm tắt giá trị theo hộp, chọn Đếm. Tên tùy chỉnh thay đổi thành Số lượng tài khoản.
• Bấm vào đồng ý.

Số lượng tài khoản sẽ được hiển thị như hiển thị bên dưới –

Trung bình

Giả sử bạn muốn tóm tắt PivotTable theo các giá trị trung bình của Số tiền đặt hàng theo khu vực, nhân viên bán hàng và theo tháng.

• Bỏ chọn Tài khoản.
• Kéo Số lượng đặt hàng vào vùng ∑ VALUES. Tổng số tiền đặt hàng sẽ được hiển thị trong khu vực ∑ GIÁ TRỊ.
• Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng.
• Nhấp vào Cài đặt trường giá trị trong danh sách thả xuống. Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.
• Trong trường Tóm tắt giá trị theo hộp, nhấp vào Trung bình. Tên tùy chỉnh thay đổi thành Trung bình của số tiền đặt hàng.

Bấm vào đồng ý.

Giá trị trung bình sẽ được hiển thị như bên dưới

Bạn phải đặt định dạng số của các giá trị trong PivotTable để làm cho nó dễ trình bày hơn.

• Nhấp vào Trung bình số tiền đặt hàng trong vùng ∑ GIÁ TRỊ.
• Nhấp vào Cài đặt trường giá trị trong danh sách thả xuống. Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.
• Bấm vào nút Định dạng số.

Hộp thoại Định dạng Ô xuất hiện.

• Bấm vào Số trong Danh mục.

Nhập 2 vào hộp Vị trí thập phân và bấm OK.

Các giá trị PivotTable sẽ được định dạng thành số có hai chữ số thập phân.

• Bấm vào tiêu đề của cột Tổng cộng.
• Nhập Số lượng đặt hàng trung bình vào thanh công thức. Cả tiêu đề Cột và Hàng sẽ thay đổi thành Số lượng đặt hàng trung bình.

Tối đa

Giả sử bạn muốn tóm tắt PivotTable theo các giá trị tối đa của Số tiền đặt hàng theo vùng, theo nhân viên bán hàng và theo tháng.

• Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng.
• Chọn Cài đặt trường giá trị từ danh sách thả xuống. Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.

Trong trường Tóm tắt giá trị theo hộp, bấm vào Tối đa. Tên tùy chỉnh thay đổi thành Số tiền đặt hàng tối đa.

PivotTable sẽ hiển thị các giá trị tối đa theo vùng, theo nhân viên bán hàng và theo tháng.

• Bấm vào tiêu đề cột Tổng cộng.
• Nhập Số tiền đặt hàng tối đa vào thanh công thức. Cả tiêu đề Cột và Hàng sẽ thay đổi thành Số tiền đặt hàng tối đa.

tối thiểu

Giả sử bạn muốn tóm tắt PivotTable theo các giá trị tối thiểu của Số tiền đặt hàng theo khu vực, nhân viên bán hàng và theo tháng.

• Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng.
• Nhấp vào Cài đặt trường giá trị trong danh sách thả xuống. Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.

Trong trường Tóm tắt giá trị theo hộp, nhấp vào Tối thiểu . Tên tùy chỉnh thay đổi thành Số tiền đặt hàng tối thiểu.

PivotTable sẽ hiển thị các giá trị tối thiểu theo vùng, theo nhân viên bán hàng và theo tháng.

• Bấm vào tiêu đề của cột Tổng cộng.
• Nhập Số tiền đặt hàng tối thiểu vào thanh công thức. Cả tiêu đề Cột và Hàng sẽ thay đổi thành Số tiền đặt hàng tối thiểu.

Xem thêm : Bảng tổng hợp Excel – Cập nhật dữ liệu

The post Bảng tổng hợp Excel – Tóm tắt các giá trị appeared first on Dongthoigian.

Bạn sẽ học các lệnh PHÂN TÍCH trong chương này. Bạn sẽ học các lệnh THIẾT KẾ trong Chương – Báo cáo thẩm mỹ với PivotTable.

PHÂN TÍCH Lệnh

Các lệnh trên Ribbon của tab PHÂN TÍCH bao gồm:

• Mở rộng và thu gọn một trường.
• Nhóm và tách nhóm các giá trị trường.
• Cài đặt trường hoạt động.
• Tùy chọn PivotTable.

Mở rộng và thu gọn một trường

Nếu bạn có các trường lồng nhau trong PivotTable, bạn có thể mở rộng và thu gọn một mục hoặc bạn có thể mở rộng và thu gọn tất cả các mục của trường hiện hoạt. Hãy xem xét PivotTable sau, trong đó bạn có trường Nhân viên bán hàng được lồng trong trường Khu vực.

Nhấp vào

biểu tượng bên trái của Đông. Mục Phía Đông của trường Khu vực sẽ sụp đổ.

Như bạn có thể quan sát, các mục khác – Bắc, Nam và Tây của khu vực trường không bị thu gọn. Nếu bạn muốn thu gọn bất kỳ cái nào trong số chúng, hãy lặp lại các bước bạn đã làm với East.

• Bấm vào biểu tượng bên trái của Đông. Mục Phía Đông của trường Khu vực sẽ mở rộng.

Nếu bạn muốn thu gọn tất cả các mục của một trường cùng một lúc, hãy làm như sau:

• Nhấp vào bất kỳ mục nào của trường – Vùng.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.
• Bấm vào Thu gọn trường trong nhóm Trường hiện hoạt.

Tất cả các mục của trường Khu vực sẽ được thu gọn.

Nếu bạn muốn mở rộng tất cả các mục của một trường cùng một lúc, hãy làm như sau:

• Nhấp vào bất kỳ mục nào của trường – Vùng.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.

Bấm vào Mở rộng trường trong nhóm Trường hiện hoạt.

Tất cả các mục của trường Khu vực sẽ được mở rộng.

Nhóm và tách các giá trị trường

Bạn có thể nhóm và rã nhóm các giá trị trường để xác định cách phân cụm của riêng mình. Ví dụ: bạn có thể muốn biết dữ liệu kết hợp các khu vực phía Đông và phía Bắc.

• Chọn các mục phía Đông và phía Bắc của trường Khu vực trong PivotTable, cùng với các mục trường Nhân viên bán hàng lồng nhau.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.

Nhấn chọn Group Selection trong nhóm – Group.

Các mục – Đông và Bắc sẽ được nhóm lại dưới tên Group1. Ngoài ra, một miền Nam mới được tạo ra trong đó miền Nam lồng vào nhau và một miền Tây mới được tạo ra trong đó miền Tây lồng vào nhau.

Bạn cũng có thể quan sát thấy một trường mới – Vùng 2 đã được thêm vào danh sách Trường PivotTable, xuất hiện trong khu vực ROWS.

• Chọn các mục Nam và Tây của trường Khu vực2 trong PivotTable, cùng với các mục trường Khu vực và Nhân viên bán hàng lồng nhau.

• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.
• Nhấn chọn Group Selection trong nhóm – Group.

Các mục – Nam và Tây của trường Khu vực sẽ được nhóm lại dưới tên Group2.

Để hủy nhóm một nhóm, hãy làm như sau:

• Bấm vào Tên nhóm.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH.

Nhấn vào Ungroup trong nhóm – Group.

Nhóm theo trường ngày

Hãy xem xét PivotTable sau đây, trong đó bạn có dữ liệu nhân viên được tóm tắt theo Số lượng ID nhân viên, thông tin được tuyển dụng và chức danh.

Giả sử bạn muốn nhóm dữ liệu này theo trường HireDate là trường Ngày thành năm và quý.

• Bấm vào một mục Ngày trong PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH trên Ribbon.
• Bấm vào Trường nhóm trong nhóm – Nhóm.

Hộp thoại Nhóm xuất hiện.

• Đặt ngày cho – Bắt đầu vào và Kết thúc vào.
• Chọn Quý và Năm trong hộp bên dưới Bởi. Để chọn/bỏ chọn nhiều mục, hãy nhấn giữ phím Ctrl.

Bấm vào đồng ý.

Các giá trị trường Ngày thuê sẽ được nhóm thành các Quý, được lồng trong Năm.

Nếu bạn muốn hủy nhóm nhóm này, bạn có thể thực hiện như được hiển thị trước đó, bằng cách nhấp vào Ungroup trong nhóm – Group on the Ribbon.

Cài đặt trường giá trị hiện hoạt

Bạn có thể đặt tùy chọn trường bằng cách nhấp vào giá trị của trường đó. Hãy xem xét ví dụ về dữ liệu bán hàng mà chúng ta đã sử dụng trước đó trong chương này.

Giả sử bạn muốn đặt các tùy chọn cho trường Khu vực.

• Bấm vào Đông. Trên Ribbon, trong nhóm Active Field, trong hộp Active Field sẽ hiển thị Region.

Bấm vào Cài đặt trường . Hộp thoại Cài đặt trường xuất hiện.

Bạn có thể đặt tùy chọn của mình cho trường – Vùng.

Tùy chọn PivotTable

Bạn có thể đặt Tùy chọn PivotTable theo sở thích của mình.

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab PHÂN TÍCH.

Bấm vào Tùy chọn trong nhóm PivotTable

Hộp thoại Tùy chọn PivotTable xuất hiện. Bạn có thể đặt tùy chọn của mình trong hộp thoại.

Xem thêm : Bảng tổng hợp Excel – Tóm tắt các giá trị

The post Bảng tổng hợp Excel – Công cụ appeared first on Dongthoigian.

Nếu bạn biết dữ liệu của mình được cấu trúc như thế nào, bạn có thể đặt các trường theo thứ tự bắt buộc. Nếu bạn không chắc chắn về cấu trúc của dữ liệu, bạn có thể thay đổi thứ tự của các trường để thay đổi ngay bố cục của PivotTable.

Trong chương này, bạn sẽ hiểu thứ tự lồng của các trường và cách bạn có thể thay đổi thứ tự lồng.

Thứ tự lồng nhau của các trường

Hãy xem xét ví dụ về dữ liệu bán hàng, trong đó bạn đã đặt các trường theo thứ tự sau:

Như bạn có thể thấy, trong khu vực hàng có hai trường – nhân viên bán hàng và khu vực theo thứ tự đó. Thứ tự của các trường này được gọi là thứ tự lồng nhau, tức là Nhân viên bán hàng trước và Khu vực tiếp theo. Trong PivotTable, các giá trị trong các hàng sẽ được hiển thị dựa trên thứ tự này, như được đưa ra bên dưới.

Như bạn có thể quan sát, các giá trị của trường thứ hai theo thứ tự lồng nhau được nhúng bên dưới mỗi giá trị của trường đầu tiên.

Trong dữ liệu của bạn, mỗi nhân viên bán hàng chỉ được liên kết với một khu vực, trong khi hầu hết các khu vực đều được liên kết với nhiều nhân viên bán hàng. Do đó, có khả năng là nếu bạn đảo ngược thứ tự lồng nhau, PivotTable của bạn sẽ trông có ý nghĩa hơn.

Thay đổi thứ tự lồng nhau

Để thay đổi thứ tự lồng của các trường trong một vùng, chỉ cần nhấp vào trường đó và kéo nó đến vị trí bạn muốn. Nhấp vào trường Nhân viên bán hàng trong vùng ROWS và kéo nó xuống bên dưới trường Khu vực. Vì vậy, bạn đã thay đổi thứ tự lồng thành – Khu vực đầu tiên và Nhân viên bán hàng tiếp theo, như sau

PivotTable kết quả sẽ như dưới đây:

Bạn có thể quan sát rõ ràng rằng Bố cục có thứ tự lồng – Khu vực rồi đến Nhân viên bán hàng mang lại một báo cáo tốt hơn và gọn hơn so với bố cục có thứ tự lồng – Nhân viên bán hàng và sau đó là Khu vực.

Trong trường hợp Nhân viên bán hàng đại diện cho nhiều khu vực và bạn cần tóm tắt doanh số bán hàng theo Nhân viên bán hàng thì Bố cục trước đó sẽ là lựa chọn tốt hơn.

Xem thêm : Bảng tổng hợp Excel – Công cụ

The post Bảng tổng hợp Excel – Lồng nhau appeared first on Dongthoigian.

Bộ cắt luôn hiển thị với PivotTable và do đó, bạn sẽ luôn biết trường nào được sử dụng để lọc và giá trị nào trong các trường đó được hiển thị hoặc ẩn trong PivotTable được lọc.

Để hiểu cách sử dụng máy cắt, hãy xem xét ví dụ về dữ liệu bán hàng theo vùng, theo tháng và theo nhân viên bán hàng. Giả sử bạn có PivotTable sau với dữ liệu này.

Chèn máy cắt

Giả sử bạn muốn lọc PivotTable này dựa trên các trường – Vùng và Tháng.

• Nhấp vào PHÂN TÍCH bên dưới CÔNG CỤ CÓ THỂ QUẢNG CÁO trên Ribbon.
• Bấm vào Insert Slicer trong nhóm Filter. Hộp thoại Insert Slicers xuất hiện. Nó chứa tất cả các trường từ bảng dữ liệu của bạn.
• Chọn các hộp Khu vực và Tháng.

Bấm vào đồng ý.

Bộ cắt cho từng trường đã chọn sẽ xuất hiện với tất cả các giá trị được chọn theo mặc định. Công cụ Bộ cắt xuất hiện trên Dải băng để hoạt động trên cài đặt Bộ cắt, giao diện.

Lọc bằng Slicers

Như bạn có thể quan sát, mỗi slicer có tất cả các giá trị của trường mà nó đại diện và các giá trị này được hiển thị dưới dạng các nút. Theo mặc định, tất cả giá trị của một trường đều được chọn và do đó tất cả các nút đều được tô sáng.

Giả sử bạn chỉ muốn hiển thị PivotTable cho các khu vực phía Nam và phía Tây cũng như cho các Tháng Hai và Tháng Ba.

• Nhấp vào Nam trong Bộ cắt cho Vùng. Chỉ có hướng Nam sẽ được đánh dấu trong Slicer – Region.
• Giữ phím Ctrl và nhấp vào Tây trong Bộ cắt cho vùng.
• Nhấp vào Tháng Hai trong Bộ cắt cho Tháng.
• Giữ phím Ctrl và nhấp vào Tháng 3 trong Bộ cắt cho Tháng.

Các mục đã chọn trong Bộ cắt được tô sáng. PivotTable với các giá trị tóm tắt cho các mục đã chọn sẽ được hiển thị.

Để thêm/xóa giá trị của một trường khỏi bộ lọc, hãy nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào các nút đó trong bộ cắt của trường.

Xóa bộ lọc trong Slicer

Để xóa bộ lọc trong bộ cắt, hãy nhấp vào

ở góc trên bên phải của bộ cắt.

Loại bỏ một máy thái

Giả sử bạn muốn loại bỏ slicer cho trường Vùng.

• Nhấp chuột phải vào Slicer – Region.

Nhấp vào Xóa “Vùng” trong danh sách thả xuống.

Công cụ cắt lát

Sau khi bạn chèn một bộ cắt, Công cụ bộ cắt sẽ xuất hiện trên Dải băng với tab TÙY CHỌN. Để xem Công cụ Slicer, hãy nhấp vào một slicer.

Như bạn có thể quan sát, trong tab Công cụ cắt – TÙY CHỌN, bạn có một số tùy chọn để thay đổi giao diện của bộ cắt bao gồm −

• Chú thích máy cắt
• Cài đặt bộ cắt
• Báo cáo kết nối
• Ngăn lựa chọn

Chú thích máy cắt

Bạn có thể tìm thấy hộp Slicer Caption trong nhóm Slicer. Slicer Caption là tiêu đề được hiển thị trên slicer. Theo mặc định, Slicer Caption là tên của trường mà nó đại diện.

• Bấm vào Slicer cho vùng.
• Nhấp vào tab TÙY CHỌN trên Ribbon.

Nhóm Slicer trên Ribbon, trong hộp Slicer Caption, Region được hiển thị dưới dạng tiêu đề của slicer. Đó là tên của trường mà slicer được chèn vào. Bạn có thể thay đổi Chú thích Slicer như sau –

• Bấm vào hộp Slicer Caption trong nhóm Slicer trên Ribbon.
• Xóa khu vực. Hộp được xóa.

Nhập Vị trí vào hộp và nhấn Enter. Chú thích của Bộ cắt thay đổi thành Vị trí và điều tương tự được phản ánh dưới dạng tiêu đề trong bộ cắt.

Lưu ý − Bạn chỉ thay đổi chú thích của slicer, tức là tiêu đề. Tên của trường mà slicer đại diện – Vùng vẫn giữ nguyên.

Cài đặt bộ cắt

Bạn có thể sử dụng Cài đặt bộ cắt để thay đổi tên của bộ cắt, thay đổi chú thích của bộ cắt, chọn có hiển thị tiêu đề bộ cắt hay không và đặt các tùy chọn sắp xếp và lọc cho các mục –

• Bấm vào slicer – Vị trí.
• Nhấp vào tab TÙY CHỌN trên Ribbon. Bạn có thể tìm thấy Cài đặt Bộ cắt trong nhóm Bộ cắt trên Dải băng. Bạn cũng có thể tìm thấy Cài đặt bộ cắt trong danh sách thả xuống khi nhấp chuột phải vào bộ cắt.
• Nhấp vào Cài đặt bộ cắt. Hộp thoại Cài đặt Bộ cắt xuất hiện.

Như bạn có thể quan sát, những điều sau đây được cố định cho slicer:

• Tên nguồn.
• Tên để sử dụng trong công thức.

Bạn có thể thay đổi thông tin sau cho slicer –

• Tên.
• Tiêu đề – Chú thích.
• Hiển thị tiêu đề.
• Tùy chọn Sắp xếp và Lọc cho các mục được hiển thị trên slicer.

Báo cáo kết nối

Bạn có thể kết nối các PivotTable khác nhau với Slicer, miễn là một trong những điều sau đây phù hợp −

• PivotTable được tạo bằng cách sử dụng cùng một dữ liệu.
• Một PivotTable đã được sao chép và dán dưới dạng một PivotTable bổ sung.
• Nhiều PivotTable được tạo trên các trang riêng biệt với Hiển thị trang bộ lọc báo cáo.

Hãy xem xét các PivotTable sau đây được tạo từ cùng một dữ liệu

• Đặt tên PivotTable trên cùng là PivotTable-Top và PivotTable dưới cùng là PivotTable-Bottom.
• Bấm vào PivotTable trên cùng.
• Chèn Slicer cho trường Khu vực.
• Chọn hướng Đông và hướng Bắc trên Slicer.

Lưu ý rằng tính năng lọc chỉ được áp dụng cho PivotTable trên cùng chứ không áp dụng cho PivotTable dưới cùng. Bạn có thể sử dụng cùng một slicer cho cả hai PivotTable bằng cách kết nối nó với PivotTable dưới cùng như sau:

• Bấm vào slicer – Vùng. CÔNG CỤ SLICER xuất hiện trên Ribbon.
• Nhấp vào tab TÙY CHỌN trên Ribbon.

Bạn sẽ tìm thấy Báo cáo kết nối trong nhóm Bộ cắt trên Dải băng. Bạn cũng có thể tìm thấy Báo cáo kết nối trong danh sách thả xuống khi nhấp chuột phải vào bộ cắt. Nhấp vào Báo cáo kết nối trong nhóm Bộ cắt.

Hộp thoại Báo cáo kết nối xuất hiện. Hộp PivotTable-Top được chọn và các hộp khác không được chọn. Đánh dấu vào ô PivotTable-Bottom và nhấn OK.

PivotTable phía dưới sẽ được lọc theo các mục đã chọn – Đông và Bắc.

Điều này trở nên khả thi vì cả hai PivotTable hiện đã được kết nối với bộ cắt. Nếu bạn thực hiện thay đổi trong các lựa chọn trong bộ cắt, bộ lọc tương tự sẽ xuất hiện trong cả PivotTable.

Ngăn lựa chọn

Bạn có thể tắt và bật hiển thị các slicer trên trang tính bằng cách sử dụng ngăn lựa chọn.

• Bấm vào slicer – Vị trí.
• Nhấp vào tab TÙY CHỌN trên Ribbon.
• Bấm vào Ngăn chọn trong nhóm Sắp xếp trên Dải băng. Ngăn lựa chọn xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ.

Như bạn có thể quan sát, tên của tất cả các slicer được liệt kê trong khung Selection. Ở bên phải của tên, bạn có thể tìm thấy biểu tượng hiển thị –

biểu thị bộ cắt hiển thị trên trang tính. Nhấp vào

biểu tượng cho Tháng. Ký hiệu

thay đổi thành ký hiệu

, cho biết slicer bị ẩn (không nhìn thấy được).

Như bạn có thể quan sát, slicer – Tháng không được hiển thị trên bảng tính. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không xóa slicer trong Tháng mà chỉ ẩn nó đi.

• Bấm vào

biểu tượng Tháng.

• Biểu tượng

thay đổi thành biểu tượng ,

biểu thị rằng slicer hiện đã hiển thị.

Khi bạn bật/tắt chế độ hiển thị của slicer, việc lựa chọn các mục trong slicer đó để lọc vẫn không bị thay đổi. Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự của các slicer trong khung Selection bằng cách kéo chúng lên/xuống.

Xem thêm : Bảng tổng hợp Excel – Lồng nhau

The post PivotTable Lọc dữ liệu bằng Slicers appeared first on Dongthoigian.

• Bấm vào mũi tên

trong ô Nhãn Hàng.

• Nhấp vào Bộ lọc giá trị.
• Nhấp vào Top 10 trong danh sách thả xuống thứ hai.

Hộp thoại Top 10 Filter (Title) xuất hiện.

• Trong hộp đầu tiên, nhấp vào Top (Bạn cũng có thể chọn Bottom).
• Trong hộp thứ hai, nhập một số, chẳng hạn như 7.
• Trong hộp thứ ba, bạn có ba tùy chọn để lọc.
  • Bấm vào Mục để lọc theo số lượng mục.
  • Nhấn vào Percent để lọc theo phần trăm.
  • Nhấn vào Sum để lọc theo tổng.
• Khi bạn có số lượng ID nhân viên, hãy nhấp vào Mục.
• Trong hộp thứ tư, nhấp vào trường Số lượng ID nhân viên.
• Bấm vào đồng ý.

Bảy giá trị hàng đầu theo số lượng ID nhân viên sẽ được hiển thị trong PivotTable.

Như bạn có thể quan sát, số lượng tuyển dụng cao nhất trong năm tài chính là Kỹ thuật viên sản xuất và phần lớn trong số này là ở Qtr1.

Lọc bằng dòng thời gian

Nếu PivotTable của bạn có trường ngày, bạn có thể lọc PivotTable bằng Dòng thời gian.

Tạo PivotTable từ Dữ liệu nhân viên mà bạn đã sử dụng trước đó và thêm dữ liệu vào Mô hình dữ liệu trong hộp thoại Tạo PivotTable.

• Kéo trường Tiêu đề vào vùng ROWS.
• Kéo trường ID nhân viên vào vùng ∑ GIÁ TRỊ và chọn Đếm để tính toán.

• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào tab CHÈN.
• Nhấp vào Dòng thời gian trong nhóm Bộ lọc. Hộp thoại Chèn mốc thời gian xuất hiện.

• Chọn hộp Ngày thuê.
• Bấm vào đồng ý. Dòng thời gian xuất hiện trong bảng tính.
• Công cụ dòng thời gian xuất hiện trên Ribbon.

Như bạn có thể quan sát, Tất cả các Khoảng thời gian – trong Tháng được hiển thị trên Dòng thời gian.

·        Bấm vào mũi tên bên cạnh – THÁNG.

• Bấm vào Q1 2014.
• Giữ phím Shift và kéo đến Q4 2014. Khoảng thời gian được chọn là Q1 – Q4 năm 2014.
• PivotTable được lọc theo Khoảng thời gian này.

Xóa bộ lọc

Đôi khi, bạn có thể phải xóa các bộ lọc mà bạn đã đặt để chuyển đổi giữa các kết hợp và dự báo dữ liệu khác nhau của mình. Bạn có thể thực hiện việc này theo nhiều cách như sau:

Xóa tất cả các bộ lọc trong PivotTable

Bạn có thể xóa tất cả các bộ lọc được đặt trong PivotTable cùng một lúc như sau:

• Bấm vào tab TRANG CHỦ trên Ribbon.
• Bấm vào Sắp xếp & Lọc trong nhóm Chỉnh sửa.

Chọn Xóa từ danh sách thả xuống.

Xóa bộ lọc nhãn, ngày hoặc giá trị

Để xóa Nhãn, Ngày hoặc Bộ lọc Giá trị, hãy làm như sau –

• Bấm vào biểu tượng ở Nhãn hàng hoặc Nhãn cột.
• Bấm vào <tên trường> mà bạn muốn xóa bộ lọc trong hộp Chọn trường trong danh sách thả xuống.
• Nhấp vào Clear Filter From <Filed Name> xuất hiện trong danh sách thả xuống.

Bấm vào đồng ý. Bộ lọc cụ thể sẽ bị xóa.

Xem thêm : PivotTable Lọc dữ liệu bằng Slicers

The post PivotTable Lọc bằng bộ lọc Top 10 appeared first on Dongthoigian.

• Lọc bằng Slicers.
• Lọc bằng Bộ lọc Báo cáo.
• Lọc dữ liệu theo cách thủ công.
• Lọc bằng Bộ lọc Nhãn.
• Lọc bằng Bộ lọc Giá trị.
• Lọc bằng Bộ lọc ngày.
• Lọc bằng Bộ lọc Top 10.
• Lọc bằng Dòng thời gian.

Bạn sẽ học cách lọc dữ liệu bằng Slicers trong chương tiếp theo. Bạn sẽ hiểu việc lọc bằng các phương pháp khác được đề cập ở trên trong chương này. Hãy xem xét PivotTable sau đây, trong đó bạn có dữ liệu bán hàng tóm tắt theo vùng, thông tin về nhân viên bán hàng và thông tin theo tháng.

Bộ lọc báo cáo

Bạn có thể gán Bộ lọc cho một trong các trường để có thể thay đổi động PivotTable dựa trên các giá trị của trường đó. Kéo Vùng từ Hàng vào Bộ lọc trong Vùng PivotTable.

Bộ lọc có nhãn là Vùng xuất hiện phía trên PivotTable (trong trường hợp bạn không có hàng trống phía trên PivotTable, PivotTable sẽ được đẩy xuống để tạo khoảng trống cho Bộ lọc.

Bạn sẽ quan sát thấy điều đó

• Giá trị nhân viên bán hàng xuất hiện theo hàng.
• Giá trị tháng xuất hiện trong cột.
• Bộ lọc Khu vực xuất hiện ở trên cùng với mặc định được chọn là TẤT CẢ.
• Giá trị tóm tắt là Tổng số tiền đặt hàng.
  • Tổng số tiền đặt hàng theo nhân viên bán hàng xuất hiện trong cột Tổng cộng.
  • Tổng số tiền đặt hàng theo tháng xuất hiện trong hàng Tổng cộng.
• Bấm vào mũi tên trong hộp bên phải Vùng Lọc.

Danh sách thả xuống có các giá trị của trường Khu vực sẽ xuất hiện. Chọn hộp Chọn Nhiều Mục .

Theo mặc định, tất cả các hộp đều được chọn. Bỏ chọn hộp ( Tất cả ). Tất cả các hộp sẽ được bỏ chọn.

Sau đó chọn các ô – Nam và Tây và nhấn OK.

Dữ liệu chỉ liên quan đến khu vực miền Nam và miền Tây sẽ được tổng hợp.

Trong ô bên cạnh Vùng Lọc – (Nhiều Mục) được hiển thị, cho biết bạn đã chọn nhiều mục. Tuy nhiên, có bao nhiêu mục và/hoặc mục nào không được biết từ báo cáo được hiển thị. Trong trường hợp như vậy, sử dụng Slicers là lựa chọn tốt hơn để lọc.

Lọc thủ công

Bạn cũng có thể lọc PivotTable bằng cách chọn giá trị của trường theo cách thủ công. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào mũi tên

trong ô Nhãn hàng hoặc Nhãn cột.

Giả sử bạn chỉ muốn phân tích dữ liệu tháng 2. Bạn cần lọc các giá trị theo trường Tháng. Như bạn có thể quan sát, Tháng là một phần của Nhãn Cột.

Bấm vào mũi tên

trong ô Nhãn Cột. Như bạn có thể quan sát, có một hộp Tìm kiếm trong danh sách thả xuống và bên dưới hộp, bạn có danh sách các giá trị của trường đã chọn, tức là Tháng. Các hộp của tất cả các giá trị được chọn, cho thấy rằng tất cả các giá trị của trường đó đều được chọn.

• Bỏ chọn hộp (Chọn tất cả) ở đầu danh sách giá trị.
• Chọn các hộp của giá trị bạn muốn hiển thị trong PivotTable, trong trường hợp này là Tháng 2 và nhấp vào OK.

PivotTable chỉ hiển thị những giá trị có liên quan đến giá trị trường Tháng đã chọn – Tháng Hai. Bạn có thể quan sát thấy mũi tên lọc thay đổi thành biểu tượng để cho biết rằng bộ lọc đã được áp dụng. Đặt con trỏ vào

biểu tượng

Bạn có thể quan sát thấy điều đó được hiển thị cho biết Bộ lọc thủ công được áp dụng trên trường- Tháng.

Nếu bạn muốn thay đổi giá trị lựa chọn bộ lọc, hãy làm như sau:

• Nhấp vào

biểu tượng.

• Chọn/bỏ chọn các hộp của các giá trị.

Nếu tất cả các giá trị của trường không hiển thị trong danh sách, hãy kéo núm điều khiển ở góc dưới bên phải của danh sách thả xuống để phóng to nó. Ngoài ra, nếu bạn biết giá trị, hãy nhập giá trị đó vào hộp Tìm kiếm.

Giả sử bạn muốn áp dụng một bộ lọc khác trên PivotTable đã lọc ở trên. Ví dụ: bạn muốn hiển thị dữ liệu của Walters, Chris trong tháng Hai. Bạn cần tinh chỉnh bộ lọc của mình bằng cách thêm một bộ lọc khác cho trường Nhân viên bán hàng. Như bạn có thể quan sát, Nhân viên bán hàng là một phần của Nhãn Hàng.

• Bấm vào mũi tên

trong ô Nhãn Hàng.

Danh sách các giá trị của trường – Khu vực được hiển thị. Điều này là do Khu vực nằm ở cấp độ bên ngoài của Nhân viên bán hàng theo thứ tự lồng ghép. Bạn cũng có một tùy chọn bổ sung – Chọn Trường. Bấm vào hộp Chọn trường.

• Nhấp vào Nhân viên bán hàng từ danh sách thả xuống. Danh sách các giá trị của trường – Nhân viên bán hàng sẽ được hiển thị.
• Bỏ chọn (Chọn tất cả) và chọn Walters, Chris.

Bấm vào đồng ý.

PivotTable chỉ hiển thị những giá trị có liên quan đến giá trị trường Tháng đã chọn – giá trị trường Tháng Hai và Nhân viên bán hàng – Walters, Chris. Mũi tên lọc cho Nhãn Hàng cũng thay đổi thành biểu tượng

để cho biết rằng bộ lọc được áp dụng. Đặt con trỏ lên biểu tượng trên Nhãn hàng hoặc Nhãn cột.

Một hộp văn bản được hiển thị cho biết Bộ lọc thủ công được áp dụng trên các trường – Tháng và Nhân viên bán hàng.

Do đó, bạn có thể lọc PivotTable theo cách thủ công dựa trên số lượng trường bất kỳ và số lượng giá trị bất kỳ.

Lọc theo văn bản

Nếu bạn có các trường chứa văn bản, bạn có thể lọc PivotTable theo Văn bản, miễn là nhãn trường tương ứng dựa trên văn bản. Ví dụ: hãy xem xét dữ liệu Nhân viên sau đây.

Dữ liệu có thông tin chi tiết về nhân viên – ID nhân viên, Chức danh, Ngày sinh, Tình trạng hôn nhân, Giới tính và Ngày thuê. Ngoài ra, dữ liệu còn có cấp độ người quản lý của nhân viên (cấp 0 – 4).

Giả sử bạn phải thực hiện một số phân tích về số lượng nhân viên báo cáo cho một nhân viên nhất định theo chức danh. Bạn có thể tạo PivotTable như dưới đây.

Bạn có thể muốn biết có bao nhiêu nhân viên có chức danh ‘Người quản lý’ được nhân viên báo cáo cho họ. Vì Tiêu đề Nhãn dựa trên văn bản, bạn có thể áp dụng Bộ lọc Nhãn trên trường Tiêu đề như sau –

• Bấm vào mũi tên

trong ô Nhãn Hàng.

• Chọn Tiêu đề trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.
• Bấm vào Bộ lọc nhãn.
• Bấm vào Chứa trong danh sách thả xuống thứ hai.

Hộp thoại Lọc Nhãn (Tiêu đề) xuất hiện. Nhập Trình quản lý vào hộp bên cạnh Chứa. Bấm vào đồng ý.

PivotTable sẽ được lọc theo các giá trị Tiêu đề chứa ‘Trình quản lý’.

• Nhấp vào biểu tượng.

Bạn có thể thấy nó

được hiển thị cho biết như sau:

• Bộ lọc Nhãn được áp dụng trên trường – Tiêu đề và
• Bộ lọc nhãn được áp dụng là gì.

Lọc theo giá trị

Bạn có thể muốn biết chức danh của những nhân viên có hơn 25 nhân viên báo cáo cho họ. Đối với điều này, bạn có thể áp dụng Bộ lọc Giá trị trên trường Tiêu đề như sau –

• Bấm vào mũi tên

trong ô Nhãn Hàng.

• Chọn Tiêu đề trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.
• Bấm vào Bộ lọc giá trị.
• Chọn Lớn hơn hoặc bằng từ danh sách thả xuống thứ hai.

Hộp thoại Bộ lọc Giá trị (Tiêu đề) xuất hiện. Gõ 25 vào ô bên phải.

PivotTable sẽ được lọc để hiển thị chức danh nhân viên có hơn 25 nhân viên báo cáo cho họ.

Lọc theo ngày

Bạn có thể muốn hiển thị dữ liệu của tất cả nhân viên đã được thuê trong năm tài chính 2015-15. Bạn có thể sử dụng Bộ lọc dữ liệu tương tự như sau –

• Bao gồm trường HireDate trong PivotTable. Bây giờ, bạn không yêu cầu dữ liệu người quản lý nên hãy xóa trường ManagerLevel khỏi PivotTable.

Bây giờ bạn đã có trường Ngày trong PivotTable, bạn có thể sử dụng Bộ lọc Ngày.

• Bấm vào mũi tên

trong ô Nhãn Hàng.

• Chọn Ngày thuê trong hộp Chọn trường từ danh sách thả xuống.
• Bấm vào Bộ lọc ngày.
• Chọn Giữa từ danh sách thả xuống thứ hai.

Hộp thoại Bộ lọc ngày (HireDate) xuất hiện. Nhập 1/4/2014 và 31/3/2015 vào hai hộp Ngày. Bấm vào đồng ý.

PivotTable sẽ được lọc để chỉ hiển thị dữ liệu có HireDate trong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 4 năm 2014 đến ngày 31 tháng 3 năm 2015.

Bạn có thể nhóm các ngày thành các Quý như sau:

• Nhấp chuột phải vào bất kỳ ngày nào. Hộp thoại Nhóm xuất hiện.
• Nhập 1/4/2014 vào ô Bắt đầu từ. Kiểm tra hộp.
• Nhập 31/3/2015 vào ô Kết thúc tại. Kiểm tra hộp.
• Bấm vào Khu trong hộp bên dưới bởi .

Ngày sẽ được nhóm thành các phần tư trong PivotTable. Bạn có thể làm cho bảng trông nhỏ gọn bằng cách kéo trường HireDate từ vùng ROWS sang vùng COLUMNS. Bạn sẽ có thể biết có bao nhiêu nhân viên đã được thuê trong năm tài chính, theo quý.

Xem thêm : Lọc bằng bộ lọc Top 10

The post Bảng tổng hợp Excel – Lọc dữ liệu appeared first on Dongthoigian.

Bạn có thể thực hiện những thao tác sau với PivotTable −

• Sắp xếp dữ liệu.
• Lọc dữ liệu.
• Lồng các trường PivotTable.
• Mở rộng và thu gọn các trường.
• Nhóm và tách các giá trị trường.

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của các giá trị trường. Bạn cũng có thể sắp xếp theo tổng phụ từ giá trị lớn nhất đến nhỏ nhất hoặc nhỏ nhất đến lớn nhất. Bạn cũng có thể đặt tùy chọn sắp xếp. Bạn sẽ tìm hiểu chi tiết những điều này trong chương – Sắp xếp dữ liệu trong PivotTable trong hướng dẫn này.

Bạn có thể lọc dữ liệu trong PivotTable để tập trung vào một số dữ liệu cụ thể. Bạn có một số tùy chọn lọc trong PivotTable mà bạn sẽ tìm hiểu trong chương – Lọc dữ liệu trong PivotTable trong hướng dẫn này. Bạn có thể sử dụng Bộ cắt để lọc mà bạn sẽ học trong chương – Lọc bằng Bộ cắt trong hướng dẫn này.

Các trường lồng nhau, mở rộng và thu gọn

Bạn có thể lồng các trường trong PivotTable để hiển thị cấu trúc phân cấp nếu có liên quan đến dữ liệu của bạn. Bạn sẽ học điều này trong chương – Lồng vào PivotTable trong hướng dẫn này.

Khi bạn có các trường lồng nhau trong PivotTable, bạn có thể mở rộng và thu gọn giá trị của các trường đó. Bạn sẽ học những điều này trong Chương – Khám phá dữ liệu bằng Công cụ PivotTable trong hướng dẫn này.

Nhóm và tách các giá trị trường

Bạn có thể nhóm và rã nhóm các giá trị cụ thể của một trường trong PivotTable. Bạn sẽ học điều này trong Chương – Khám phá dữ liệu bằng Công cụ PivotTable trong hướng dẫn này.

Bảng tổng hợp Excel – Sắp xếp dữ liệu

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable để bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mục mình muốn phân tích. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu từ giá trị thấp nhất đến giá trị cao nhất hoặc giá trị cao nhất đến thấp nhất hoặc theo bất kỳ thứ tự tùy chỉnh nào khác mà bạn chọn. Hãy xem xét PivotTable sau đây trong đó bạn có dữ liệu bán hàng tóm tắt theo vùng, theo nhân viên bán hàng và theo tháng.

Sắp xếp trên các trường

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable ở trên trên các Trường trong Hàng hoặc Cột – Khu vực, Nhân viên bán hàng và Tháng.

Để sắp xếp PivotTable với trường Nhân viên bán hàng, hãy tiến hành như sau –

• Bấm vào mũi tên

  

  trong Nhãn Hàng.

Chọn Nhân viên bán hàng trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.

Các tùy chọn sắp xếp sau được hiển thị –

• Sắp xếp từ A đến Z.
• Sắp xếp Z đến A.
• Tùy chọn sắp xếp khác.

Hơn nữa, theo mặc định, trường Nhân viên bán hàng được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nhấp vào Sắp xếp Z thành A . Trường Nhân viên bán hàng sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Theo cách tương tự, bạn có thể sắp xếp trường theo cột – Tháng, bằng cách nhấp vào mũi tên :

trong nhãn cột.

Sắp xếp theo tổng phụ

Giả sử bạn muốn sắp xếp PivotTable dựa trên tổng số lượng đơn hàng – cao nhất đến thấp nhất ở mọi Khu vực. Tức là bạn muốn sắp xếp PivotTable theo tổng phụ.

Bạn có thể thấy rằng không có mũi tên :

cho tổng phụ. Bạn vẫn có thể sắp xếp PivotTable theo tổng phụ như sau −

• Nhấp chuột phải vào tổng phụ của bất kỳ Nhân viên bán hàng nào trong cột Tổng cộng.
• Chọn Sắp xếp từ danh sách thả xuống.

Một danh sách thả xuống khác xuất hiện với các tùy chọn sắp xếp – Sắp xếp nhỏ nhất đến lớn nhất, Sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất và Tùy chọn sắp xếp khác. Chọn Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất.

Các tổng phụ trong cột Tổng cộng được sắp xếp từ giá trị cao nhất đến thấp nhất ở mọi vùng.

Tương tự như vậy, nếu bạn muốn sắp xếp PivotTable theo vùng tổng phụ một cách khôn ngoan, hãy làm như sau:

• Nhấp chuột phải vào tổng phụ của bất kỳ vùng nào trong cột Tổng cộng.
• Bấm vào Sắp xếp trong danh sách thả xuống.
• Nhấp vào Sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất trong danh sách thả xuống thứ hai. PivotTable sẽ được sắp xếp theo tổng phụ theo vùng.

Như bạn có thể thấy, miền Nam có số lượng đơn hàng cao nhất trong khi miền Bắc có số lượng đặt hàng thấp nhất.

Bạn cũng có thể sắp xếp PivotTable dựa trên tổng số tiền theo tháng như sau –

• Nhấp chuột phải vào bất kỳ Tổng phụ nào trong hàng Tổng cộng.
• Chọn Sắp xếp từ danh sách thả xuống.
• Chọn Sắp xếp Lớn nhất đến Nhỏ nhất từ ​​danh sách thả xuống thứ hai.

PivotTable sẽ được sắp xếp theo tổng số tiền theo tháng.

Bạn có thể quan sát rằng tháng 2 có số lượng đặt hàng cao nhất trong khi tháng 3 có số lượng đặt hàng thấp nhất.

Tùy chọn sắp xếp khác

Giả sử bạn muốn sắp xếp PivotTable theo tổng số tiền theo khu vực trong tháng Một.

• Bấm vào mũi tên

• trong Nhãn Hàng.

Chọn Tùy chọn sắp xếp khác từ danh sách thả xuống. Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện.

Như bạn có thể quan sát, trong phần Tóm tắt, thứ tự Sắp xếp hiện tại được đưa ra là Sắp xếp Vùng theo thứ tự tăng dần. Tăng dần (A đến Z) theo được chọn trong Tùy chọn sắp xếp. Trong hộp bên dưới, Vùng được hiển thị.

• Nhấp vào hộp chứa Khu vực.
• Nhấp vào Tổng số tiền đặt hàng.

Nhấp vào nút Tùy chọn khác . Hộp thoại Tùy chọn sắp xếp khác (Vùng) xuất hiện.

Như bạn có thể quan sát, trong Sắp xếp theo, Tổng cộng được chọn. Trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra là Sắp xếp khu vực theo Tổng số tiền đặt hàng theo thứ tự tăng dần.

• Bấm vào Giá trị trong cột đã chọn: bên dưới Sắp xếp theo.
• Trong hộp bên dưới, gõ B5.

Như bạn có thể quan sát, trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra như sau:

• Sắp xếp Khu vực theo Tổng Số tiền Đặt hàng theo thứ tự tăng dần bằng cách sử dụng các giá trị trong cột này: Tháng Một. Bấm vào đồng ý.
• Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện. Chọn Giảm dần (Z đến A) theo: trong Tùy chọn sắp xếp.

Trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra như sau:

Sắp xếp Khu vực theo Tổng Số tiền Đặt hàng theo thứ tự giảm dần, sử dụng các giá trị trong cột này: Tháng Một. Bấm vào đồng ý. PivotTable sẽ được sắp xếp theo vùng, sử dụng các giá trị trong Tháng Một.

Như bạn có thể quan sát, trong tháng 1, miền Tây có số lượng đơn hàng cao nhất trong khi miền Bắc có lượng đặt hàng thấp nhất.

Sắp xếp dữ liệu thủ công

Trong PivotTable, dữ liệu được sắp xếp tự động theo tùy chọn sắp xếp mà bạn đã chọn. Điều này được gọi là Tự động sắp xếp.

Đặt con trỏ vào mũi tên

trong Nhãn hàng hoặc Nhãn cột.

Tự động Sắp xếp xuất hiện, hiển thị thứ tự sắp xếp hiện tại cho từng trường trong PivotTable. Bây giờ, giả sử bạn muốn sắp xếp trường Khu vực theo thứ tự – Đông, Tây, Bắc và Nam. Bạn có thể thực hiện việc này một cách thủ công như sau:

• Bấm vào mũi tên:

• trong Nhãn Hàng.
• Chọn Vùng trong hộp Chọn Trường từ danh sách thả xuống.
• Nhấp vào Thêm Tùy chọn sắp xếp . Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện.
• Chọn Thủ công (bạn có thể kéo các mục để sắp xếp lại chúng).
• Bấm vào đồng ý.

Trong phần Tóm tắt, thứ tự sắp xếp hiện tại được đưa ra dưới dạng Kéo các mục của trường Khu vực để hiển thị chúng theo bất kỳ thứ tự nào.

Bấm vào phía Đông và kéo nó lên trên cùng. Khi bạn kéo về phía Đông, một thanh ngang màu xanh xuất hiện trên toàn bộ hàng di chuyển.

Lặp lại thao tác kéo với các mục khác của trường Vùng cho đến khi bạn có được sự sắp xếp theo yêu cầu.

Bạn có thể quan sát những điều sau:

• Các mục của trường lồng nhau – Nhân viên bán hàng cũng di chuyển theo mục trường Khu vực tương ứng. Hơn nữa, các giá trị trong các cột khác cũng di chuyển tương ứng.
• Nếu bạn đặt con trỏ lên mũi tên trong Nhãn Hàng hoặc Nhãn Cột, Tự động Sắp xếp sẽ xuất hiện hiển thị thứ tự sắp xếp hiện tại của các trường Chỉ Nhân viên bán hàng và Tháng. Vì bạn đã sắp xếp trường Khu vực theo cách thủ công nên nó sẽ không hiển thị trong Tự động sắp xếp.

Lưu ý − Bạn không thể sử dụng thao tác kéo thủ công này đối với các mục của trường nằm trong vùng ∑ VALUES của danh sách Trường PivotTable. Do đó, bạn không thể kéo các giá trị Tổng số tiền đặt hàng trong PivotTable này.

Cài đặt tùy chọn sắp xếp

Trong phần trước, bạn đã học cách đặt tùy chọn sắp xếp cho một trường thành thủ công. Bạn có thêm một số tùy chọn sắp xếp mà bạn có thể đặt như sau –

• Bấm vào mũi tên:

trong Nhãn Hàng.

• Chọn Vùng trong hộp Chọn Trường.
• Bấm vào Tùy chọn sắp xếp khác. Hộp thoại Sắp xếp (Vùng) xuất hiện.
• Nhấp vào nút Tùy chọn khác.

Hộp thoại Tùy chọn sắp xếp khác (Vùng) xuất hiện. Bạn có thể đặt thêm tùy chọn sắp xếp trong hộp thoại này.

Trong Tự động sắp xếp, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn hộp – Tự động sắp xếp mỗi khi báo cáo được cập nhật, để cho phép hoặc dừng tự động sắp xếp bất cứ khi nào dữ liệu PivotTable được cập nhật.

• Bỏ chọn hộp – Tự động sắp xếp mỗi khi báo cáo được cập nhật.

Bây giờ, tùy chọn thứ tự sắp xếp khóa đầu tiên sẽ có sẵn. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để chọn thứ tự tùy chỉnh mà bạn muốn sử dụng. Bấm vào hộp bên dưới Thứ tự sắp xếp khóa đầu tiên.

Như bạn có thể quan sát, danh sách tùy chỉnh ngày trong tuần và tháng trong năm được cung cấp trong danh sách thả xuống. Bạn có thể sử dụng bất kỳ thứ nào trong số này hoặc bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh của riêng mình như Cao, Trung bình, Thấp hoặc danh sách kích thước S, M, L, XL không theo thứ tự bảng chữ cái.

Bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh của mình từ tab FILE trên Ribbon. TẬP TIN → Tùy chọn. Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, nhấp vào nâng cao và duyệt đến Chung. Bạn sẽ tìm thấy nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh bên cạnh Tạo danh sách để sử dụng theo trình tự sắp xếp và điền.

Lưu ý rằng thứ tự sắp xếp danh sách tùy chỉnh không được giữ lại khi bạn cập nhật (làm mới) dữ liệu trong PivotTable của mình.

Bên dưới Sắp xếp theo, bạn có thể bấm vào Tổng cuối hoặc Giá trị trong các cột đã chọn để sắp xếp theo các giá trị này. Tùy chọn này không khả dụng khi bạn đặt sắp xếp thành Thủ công.

Những điểm cần cân nhắc khi sắp xếp PivotTable

Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong PivotTable, hãy nhớ những điều sau:

• Dữ liệu có dấu cách ở đầu sẽ ảnh hưởng đến kết quả sắp xếp. Hãy xóa mọi khoảng trắng ở đầu trước khi bạn sắp xếp dữ liệu.
• Bạn không thể sắp xếp các mục nhập văn bản phân biệt chữ hoa chữ thường.
• Bạn không thể sắp xếp dữ liệu theo một định dạng cụ thể như ô hoặc màu phông chữ.
• Bạn không thể sắp xếp dữ liệu theo các chỉ báo định dạng có điều kiện, chẳng hạn như bộ biểu tượng.

Xem thêm : Bảng tổng hợp Excel – Lọc dữ liệu

The post Bảng tổng hợp Excel – Khám phá dữ liệu appeared first on Dongthoigian.